¿Cómo hacer el organigrama de una empresa?

¿Cómo hacer el organigrama de una empresa?

Los organigramas tienen una gran variedad de usos y pueden estructurarse de muchas formas, se utilizan por ejemplo como herramienta de gestión, con fines de planificación o como directorio de personal. Aprender a realizar un organigrama te permitirá presentar la estructura de tu organización de forma precisa, así que te invitamos a conocer algunos puntos claves para hacer el organigrama de una empresa.

¿Qué es un organigrama?

La definición de organigrama es bastante simple, es un diagrama o representación por medio de gráficos, diseñada para mostrar una jerarquía de informes o relaciones, siendo su aplicación más frecuente exhibir la estructura de una empresa, gobierno u otra organización. Este recurso permite tener una visión global y rápida de la estructura de una organización, por lo tanto, debe ser precisa y sencilla de entender. 

Tipos de organigramas o estructura organizativa

Como mencionamos anteriormente existen diversos tipos de organigramas, pues todas las organizaciones no son iguales, ni tienen los mismos lineamientos. A continuación, te presentamos algunas de las formas más comunes de organigrama para que identifiques la que mejor se ajusta a tus requerimientos:  

¿Cómo hacer el organigrama de una empresa?

Estructura jerárquica

El modelo jerárquico es el tipo de organigrama más popular y existen algunos modelos que se derivan de este. En una estructura jerárquica, los empleados se agrupan y tienen un supervisor inmediato y definido. La agrupación se realiza en función de unos pocos factores, que incluyen los siguientes:

●        Función: los empleados se agrupan según la función que desempeñan, por ejemplo, los grupos de finanzas, técnicos, recursos humanos, administración, etc.

●        Geografía: los trabajadores se agrupan según su región, por ejemplo, según el estado, ciudad, localidad o si por el contrario se trata de una empresa global, la agrupación se podría realizar por países.

●        Producto: este se realiza cuando una empresa ofrece o elabora servicios y productos diferentes y el personal se agrupa según los mismos.

El modelo de estructura jerárquica es el modo de organización popular y frecuente entre las grandes empresas y organizaciones, tal es el caso de las corporaciones, los gobiernos y las religiones, que tienen diferentes niveles de gestión, poder o autoridad.

Estructura matricial

En esta estructura organizativa las relaciones de informes se configuran como una cuadrícula o matriz, en lugar de en la jerarquía tradicional. Es un tipo de gestión organizacional en la que las personas se agrupan para las asignaciones de trabajo de acuerdo a las funciones y el proyecto, teniendo que rendir cuentas a dos supervisores inmediatos, el de su área y el del proyecto.

Este organigrama combina líneas verticales y horizontales. Por ejemplo, todos los arquitectos pueden estar en un departamento de arquitectura e informar al gerente de arquitectura. Pero estos mismos profesionales pueden estar asignados a distintos proyectos y estar reportando al gerente de dicho proyecto.

Estructura horizontal / plana

Este es un tipo de organigrama adoptado principalmente por organizaciones pequeñas o aquellas que están en su etapa inicial, pues suele ser bastante difícil utilizar este modelo para instituciones más grandes con muchos proyectos y empleados. En esta estructura no existen muchos niveles de mandos intermedios, así que generalmente los empleados toman decisiones de forma rápida e independiente.

Esto requiere de una fuerza laboral bien capacitada que sea productiva y se involucre directamente en el proceso de toma de decisiones, lo que no significa que los empleados no tengan superiores ni personas a las que informar, sólo que ese poder de toma de decisiones se comparte y los empleados son responsables de sus decisiones.

Estructura de red

La estructura organizativa de la red ayuda a visualizar las relaciones internas y externas entre los gerentes y la administración de alto nivel, siendo menos jerárquicas, más descentralizadas y flexibles que otras estructuras.

La idea detrás de la estructura de la red se basa en las redes sociales, en una comunicación abierta y socios confiables, tanto internos como externos. La estructura de la red se considera más flexible que otras estructuras, sin embargo, su complejidad puede ser una desventaja.

Estructura organizativa de línea

La estructura organizativa de línea es uno de los tipos más simples, su autoridad fluye de arriba hacia abajo y a diferencia de otras estructuras, los servicios especializados y de apoyo no se llevan a cabo en estas estructuras. La cadena de mando y cada jefe de departamento tienen control sobre sus departamentos, es decir cada uno es autónomo.

Estructura organizativa basada en equipos

Las estructuras organizativas basadas en equipos están formadas por grupos que trabajan hacia un objetivo común mientras realizan sus tareas individuales, considerándose menos jerárquico y con estructuras flexibles que refuerzan la resolución de problemas, la toma de decisiones y el trabajo en equipo.

Las estructuras de organización de equipos han cambiado la forma en que funcionan muchas industrias, pues la globalización ha permitido que personas de todas las industrias del mundo produzcan bienes y servicios de manera cooperativa.

¿Por qué necesitas crear un organigrama?

Un organigrama es una herramienta de negocios multipropósito que ofrece beneficios a los gerentes, recursos humanos, personal y partes interesadas externas, es por eso que recomendamos tenerlo en mente como un recurso valioso. Conoce algunas de sus ventajas más relevantes:

●        Ventajas para los gerentes: les permite evaluar los recursos departamentales, determinar si se necesitan recursos adicionales y planificar sus presupuestos en consecuencia. Además, le permite una comprensión más fácil del funcionamiento de la empresa y dónde se podría eliminar la ineficiencia.

●        Ventajas para Recursos Humanos: les permite comparar la estructura de la empresa con otras del mismo sector industrial, además ayuda a representar visualmente el número total de subordinados directos y miembros del personal que reportan a cada gerente.

●        Ventajas para el personal y las partes interesadas externas: ofrece una referencia rápida de la estructura de la empresa, ayudando a comprender este aspecto de una manera rápida y fácil, sobre todo en lo que respecta a los departamentos y sus funciones.

Consejos para crear organigramas

Crear un organigrama de aspecto profesional no requiere de una habilidad especial, sin embargo, es algo que sin algunos conocimientos previos no puedes llevar a cabo con eficiencia. Aquí te traemos unos consejos útiles para crear un excelente organigrama:

1- Un organigrama no es solo una estructura rígida de arriba hacia abajo, si bien este es un formato básico, puede que no se adapte a todas las organizaciones. Es importante personalizar el organigrama para así satisfacer las necesidades de su organización, para esto plantéate algunas interrogantes, cuyas respuestas te ayudaran a decidir cómo crear un diagrama que se adapte a tu situación particular, por ejemplo:

●        ¿Qué tipo de información debería incluirse en cada casilla?

●        ¿El gráfico debe fluir de arriba hacia abajo o en otra dirección?

●        ¿Hay personas con múltiples roles?

2- Es importante investigar la estructura interna de la empresa, si es posible entreviste a las personas encargadas de las diferentes unidades o departamentos. Ellos son las personas indicadas para interrogar y obtener los datos referentes a su unidad, por ejemplo, la denominación, ubicación, calificación, cantidad de integrantes, los cargos, funciones y labores de los mismos, etc.

3- En la elaboración de un organigrama se utilizan figuras como rectángulos, cuadrados, óvalos o círculos, donde se representan los cargos de la organización y son unidos por líneas horizontales y verticales, que representan los canales de comunicación o relaciones profesionales entre ellos. Recuerde que el diagrama debe ser fácil de comprender. 

4- Te recomendamos diferenciar muy bien todas las unidades administrativas, procurar que no ocurran duplicaciones y/o superposiciones, además debes establecer los niveles jerárquicos estrictamente necesarios. Este diseño debe dar una visión global de la empresa, si no es así, algo está fallando. 

5- Buscar algunas plantillas de organigrama pueden brindarte un buen punto de partida para hacerlo, así que no dudes en explorar y editar plantillas de diagramas populares.

6- Crear un organigrama a partir de datos importados es una forma muy fácil de elaborar este diagrama, pues se genera de manera automática a partir de un archivo de datos que enumera a todos los empleados y a las personas con quienes se reportan.

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