Si eres autónomo o el representante de una PYME, es bastante probable que dispongas de ayuda profesional para encargarte de algunos temas fundamentales como el área Fiscal- Contable y/o Laboral. Esta asesoría es importante para el buen funcionamiento del negocio, por lo cual será necesario estar completamente a gusto con el asesor que se hace cargo de la tarea.
La mayoría de las empresas y autónomos tienen problemas en la elección de la gestoría que se hará cargo de sus temas financieros, lo que termina generando incomodidad en la gestión y un deseo constante de cambiarse a una gestoría que sí ofrezca soluciones adaptadas a las necesidades reales de cada proyecto.
En este caso, es habitual que surjan dudas relacionadas con el momento perfecto para realizar el cambio de gestoría. Existen algunas recomendaciones clave y puntos a tomar en consideración antes de esta transición, por lo que te ofrecemos una guía práctica que puede ser de gran ayuda si te encuentras en el dilema anterior y quieres reducir los inconvenientes.
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Puntos a tener en cuenta en el momento de cambiar de gestoría
Aunque en principio parece un quebradero de cabeza por la cantidad de papeleo involucrado en el manejo de las finanzas, contabilidad, facturación y temas laborales de una empresa o trabajo como autónomo, la realidad es que es mucho más sencillo de lo que se piensa siempre que se tomen las previsiones correspondientes al caso.
¿Por qué nos planteamos el cambio de gestoría?
Existe una amplia variedad de factores que inducen a la necesidad de cambiar la gestoría con la cual se está trabajando. Será importante evaluar nuestro nivel de conformidad con los servicios recibidos y colocar todo sobre la balanza antes de tomar una decisión. Algunos de los asuntos importantes de considerar en este punto y que serán cruciales para el cambio:
- La gestoría no cumple con las expectativas ofrecidas en un principio.
- El precio del servicio se ha incrementado de manera exponencial bajo el argumento de incluir servicios innecesarios o que no estaban planteados en la oferta inicial.
- No atienden las solicitudes o simplemente ignoran las peticiones puntuales que se hacen sobre algún tema en particular.
- Incumplen con los plazos de entrega establecidos para la ejecución de las tareas que tienen bajo responsabilidad contractual, correspondientes al servicio que ofrecen
- No son proactivos con respecto a las nuevas medidas legales o tributarias o la actualización de normas que pueden afectar a tu modelo de negocio.
- Carecen de un servicio integral y no generan ningún valor agregado mientras existen ofertas más completas en el mercado que me parecen adecuadas a mis necesidades
- Falta de compromiso, desinterés en la salud y buen funcionamiento del modelo de negocios que se maneja en mi empresa.
- Han cometido faltas graves que derivaron en multas y pérdidas económicas, como presentar mal impuestos, finiquito incorrecto a trabajadores, olvidar presentar las cuentas anuales, entre otros temas de vital importancia.
Cualquiera de las situaciones anteriores es indicador claro de que necesitas realizar un cambio de gestoría. Ahora bien, cuándo y cómo hacerlo es el tema donde se presenta la mayoría de las dudas. Te contamos los puntos clave a tener en cuenta para que la transición se produzca de la manera más organizada posible.
¿Cuándo es el momento perfecto para realizar el cambio de gestoría?
Tanto para las gestorías del área fiscal y contable, como las del área laboral, la mejor época para proceder al cambio será el primer trimestre del año. Una vez que se cierra el ejercicio anterior y comienza el nuevo es mucho más simple donde terminan las responsabilidades de una empresa de gestoría e inician las del nuevo gestor contratado.
En caso de que sea imposible hacerlo en este punto, es buena idea realizar la transición al comienzo de un trimestre, no importa cuál sea. Una de las recomendaciones principales es confiar las tareas fiscales y laborales a una misma empresa con la capacidad de realizar una gestión integral.
¿Cómo hacer que el cambio sea más sencillo?
Cualquier empresa de gestoría que cumpla correctamente con sus funciones tendrá la contabilidad y toda la información del cliente bien organizada, por lo cual no debería representar ningún inconveniente que el cliente en uso de sus derechos decida retirarse de sus servicios y/o hacer los cambios que mejor le convengan en este tema.
Por supuesto, es buena idea seguir una ruta clara de actuación para minimizar todas las posibles complicaciones que puedan derivarse de este cambio. Por ejemplo, algunas tareas fundamentales son las enumeradas a continuación:
- Realizar un primer contacto con la agencia de gestoría, anunciar que dejarás de trabajar con ellos y por consiguiente tienes la necesidad de retirar toda la documentación correspondiente a tu empresa o servicios como autónomo, concretando una fecha adecuada para ambas partes.
- Realizar una revisión completa de la documentación que se está retirando para verificar que todo se encuentra como debe. Es importante disponer de un checklist que nos ayude en esta tarea y nos ayude a notar la ausencia de algún documento original.
- Audita el trabajo realizado. Antes de realizar el retiro completo de la documentación y finalizar la relación de servicio es imprescindible auditar el trabajo de la gestoría, considerando temas como la presentación de todos los impuestos, cuentas anuales, libros de actas, etc.
- En caso de que existan tareas pendientes, pautar una fecha para su entrega y aclarar las condiciones y responsabilidades correspondientes.
- Revoca las autorizaciones. Es bastante probable que la empresa de gestoría tuviera acceso al Sistema Red de la Seguridad Social, una autorización para el sistema de Hacienda y otros organismos. Cuando la relación ha finalizado por completo, es imprescindible que se revoquen todas las autorizaciones y se entreguen credenciales a la nueva empresa.
Es fundamental que antes de realizar esta compleja transición tomes en consideración que la nueva empresa cuente con una buena reputación, recomendaciones de terceros y una propuesta de servicios que se adapte bien a tus necesidades.