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Es fácil cambiar de gestoría si sabes cómo

¿Necesito cambiar de gestoría? ¿Cuál es el momento idóneo para hacerlo? ¿Qué documentación necesito tener localizada? ¿Cómo puedo realizar el cambio fácilmente? Si tienes estas dudas, en este artículo te las resolvemos.

Muchos propietarios de negocios y autónomos se plantean cambiar de gestoría. El descontento con determinados servicios puede ocasionar una falta de confianza en la empresa que proporciona la gestión. Muchos otros que aún no cuentan con este tipo de servicio se lo empiezan a pensar cuando ven que son absorbidos por la desorbitada cantidad de gestiones que tienen que afrontar. La principal razón es la repercusión de esta saturación en el tiempo que pueden dedicarle a su verdadera ocupación o negocio.

Y aunque la mayoría lo piensa, el problema viene a la hora de dar el paso. Aunque el asesor haya cometido fallos, el precio se nos vaya de presupuesto o la atención sea de mala calidad, cambiar de gestoría es una decisión importante que hay que tener muy clara. Queremos que el cambio sea a mejor. Y aunque la gestoría actual no sea la idónea, nos conformamos con el clásico “mejor malo conocido que bueno por conocer”.

En este sentido, para efectuar un cambio de gestoría es necesario antes de nada tener una respuesta clara a tres preguntas: por qué, cuándo y cómo.

Razones para cambiar de gestoría

Comprueba si tienes los siguientes pensamientos o sensaciones sobre tu gestoría o asesoría fiscal, laboral y contable:

-No alcanza las expectativas puestas en ella en un principio.

-Su precio no se corresponde con los servicios que ofrece.

-No te mantiene informado de las novedades legales y tienes que consultarle siempre si las nuevas noticias afectan a tu negocio.

-Tarda demasiado en responder tus consultas de correo electrónico o contestarte a las llamadas.

-No te informa de las subvenciones y ayudas de las que te puedes beneficiar.

-No cumple los plazos que necesitas para prever el dinero que requerirás para cubrir impuestos, seguros o cuotas. Lo deja para el último momento, lo cual te impide planificarte.

-Suele cometer errores leves que han lastrado tu confianza en ella.

-Tienes la sensación de que tienes que ir detrás de la gestoría o asesoría en lugar de ser ellos los que llevan el timón y se anticipan a tus problemas.

-Se limita a ejercer las funciones básicas de gestión y atención y no proporcionan un valor añadido o una cualidad diferencial a tu negocio. Solo se dedican a tramitar impuestos, facturas y nóminas. 

-Observas que la gestoría no tiene interés en que te vaya bien. Te trata como a un documento más y no efectúa una labor de acompañamiento con el cliente para resolver tus dudas y proponerte mejoras.

-No se hace cargo de responsabilidades que deberían ser suyas. Ejemplo: se equivocó a la hora de presentar un impuesto y tuviste que pagar la sanción y los intereses de demora.

Si tienes alguno de estos problemas de forma continuada con tu gestoría, significa que esta no está haciendo bien su trabajo. La mejor opción será que busques otra gestoría que se adapte a tus necesidades y te garantice el mayor ahorro en tiempo y costes para tu empresa.

Mejor momento para cambiar de gestoría

Lo primero que debes hacer antes de hacer el cambio es comprobar las cláusulas del contrato que firmaste con tu actual gestoría para saber qué requisitos e implicaciones tendrá la rescisión.

Una vez te hayas asegurado de que dejar la gestoría inmediatamente no conlleva ninguna gestión o formalidad extra, ya puedes cambiar a otra gestoría, sea el momento que sea.

Sin embargo, hay momentos especialmente indicados y propicios para hacerlo. De esta manera será mucho más fácil tanto para ti como para la nueva gestoría realizar el traspaso de los datos y documentos desde la antigua hasta la nueva. La dificultad de este paso también dependerá del nivel de digitalización y automatización mediante software que tengan las dos gestorías para conectar entre ellas.

Los mejores momentos para realizar el cambio de gestoría son:

-Al inicio del año, una vez se haya cerrado un ejercicio y comience otro. Es el momento idóneo porque toda la documentación está perfectamente localizada, la contabilidad está cerrada y los impuestos del año anterior ya se han presentado.

-Al final de cada trimestre. En este caso, la contabilidad sigue abierta, pero sí se han presentado los impuestos trimestrales y es más fácil para el nuevo gestor o asesor retomar el trabajo justo donde lo dejó el anterior.

-En cualquier otro momento, siempre que lo organices con tiempo o la nueva gestoría tenga la capacidad para asumir ese cambio rápidamente gracias a su nivel de automatización.

Si la actual gestoría también te proporciona servicios de laboral, hay que proceder al cambio de autorizado en Red de la empresa. En tal caso debes asegurarte de que la gestoría saliente haya presentado los seguros sociales necesarios antes de realizar el traspaso.

Cómo efectuar el cambio de gestoría fácilmente

Lo primero que debes hacer, no sin antes haber revisado si existe en tu actual contrato alguna cláusula que te obligue a un determinado preaviso o formalidad, es comunicar el cambio a tu actual gestoría.

Por otra parte, dos de las dudas más frecuentes a la hora de cambiar de gestoría son quién presentará las obligaciones pendientes y qué documentación se necesita tener localizada para suministrársela a la nueva gestoría.

Respecto al primer punto, la nueva se haga cargo de las obligaciones fiscales por venir en cuanto se produzca el cambio. Para ello simplemente habrá que entregarle todos los impuestos trimestrales que se hayan presentado durante el año.

En cuanto a la documentación, es necesario que la antigua gestoría te proporcione las escrituras, contratos y facturas originales. También copias de los impuestos presentados, nómina, seguros sociales, los libros de contabilidad y los libros de facturas.

Lo ideal es que la nueva gestoría fiscal, laboral y contable determine la documentación que será necesaria después de evaluar cuáles son tus necesidades más urgentes.

La importancia de tener localizada toda la documentación

Importante. Todos estos datos son de tu propiedad. La gestoría que cesa en sus servicios está obligada a facilitártelos.
Es una información fundamental para ti y para tu nuevo gestor o asesor. Este necesitará conocer todos los aspectos de tu situación fiscal, contable y laboral para evitar errores, malentendidos y lentitud por tener que repetir tareas varias veces. 

En definitiva, tu gestor es una parte de tu negocio. Así le debes ver y, cuanta más información tenga a su alcance, más te conocerá. Así podrá estudiar mejor tus necesidades, buscar las mejores soluciones y asesorarte para que obtengas un mayor ahorro y puedas acceder a ayudas, subvenciones y bonificaciones. El gestor es clave para optimizar tu empresa. 

Además, es obligación del empresario, sea autónomo o sociedad, conservar toda la documentación y los libros oficiales de la actividad, así como presentarlos ante la Agencia Tributaria si así se le requiere. Por ello, al cambiar de gestoría es necesario tener toda la documentación controlada y accesible. Si no se dispone de ella, es esencial que se le solicite a la antigua gestoría al acabar la relación con ella.

En la actualidad la mayoría de la documentación ya está digitalizada y subida a la nube electrónica, por lo que suele ser fácil solicitarla, recibirla y almacenarla. En algunos casos se puede acceder a la información incluso a través de registros y páginas web oficiales de Hacienda, Seguridad Social o Registro Mercantil. Solo se necesita para ello certificado electrónico de empresa.

En la práctica, el proceso de cambio de asesoría suele realizarse sin problemas porque la antigua va a saber todo lo que debe entregar. Y la nueva va a saber todo lo que necesita para retomar el trabajo donde la otra lo dejó. Es habitual que la nueva gestoría se ponga en contacto con la precedente para pedir o consultar lo que haga falta.

Autorizaciones que debes revocar

Es muy habitual que las gestorías tengan asignadas las empresas de sus clientes en el Sistema Red de la Seguridad Social. También que estén autorizadas en Hacienda para realizar determinados trámites.

En caso de cambiar de gestoría, hay que revocar las asignaciones que tenga la antigua en la Seguridad Social. Del mismo modo, hay que anular las autorizaciones otorgadas en la AEAT y otros organismos.

¿Y si lo que tienes o gestionas es una sociedad?

Los plazos para la presentación de la contabilidad y las exigencias contables son más escrupulosos en el caso de las sociedades que en el de los autónomos. Estos segundos no están obligados a llevar una contabilidad estricta. En vez de eso, deben llevar un registro mediante de libros de los ingresos, gastos e inversiones que se derivan de su actividad.

Estos libros fiscales se cierran con las operaciones que se han realizado hasta el último día del año, con la presentación de las declaraciones del último trimestre y los resúmenes anuales de los impuestos. El plazo para la presentación de estas últimas declaraciones es enero del año inmediatamente posterior. En este caso, aunque el momento óptimo sea al cierre del año o del trimestre, cambiar de gestoría suele ser sencillo en cualquier momento del año.

Sin embargo, las sociedades, al tener que llevar una contabilidad estricta, deben tener en cuenta aspectos adicionales a la hora hacer un cambio de gestoría. Aunque también es posible hacerlo en cualquier momento, exige algo más de cuidado. Las sociedades registran una contabilidad a lo largo del año y al final del ejercicio se procede a cerrar dicha contabilidad. En enero tienen que presentar las declaraciones de impuestos del último trimestre y los resúmenes anuales del año anterior, al igual que los autónomos.

Pero también están obligadas a cerrar la contabilidad como máximo 3 meses después de la finalización del ejercicio anterior. Es decir, desde enero hasta marzo. En abril vence el plazo de presentación de los Libros Contables. Y en julio es cuando hay que presentar las Cuentas Anuales y el Impuesto de Sociedades.

Si vas a proceder a cambiar de gestoría, comunícaselo a ambas partes al principio del ejercicio. El momento ideal es en enero o durante el primer trimestre del año. Si avisas con antelación a la antigua gestoría podrá cerrar los libros y las declaraciones fiscales del año a lo largo de enero. De este modo, tú podrás comenzar a trabajar con la nueva gestoría sin que se solapen trabajos ni se dupliquen cuotas.

¿Quién se encarga de presentar las obligaciones pendientes?

En caso de ser una sociedad y el cambio se efectúe el 1 de enero, es muy importante aclarar quién va a presentar los libros de contabilidad, las cuentas anuales y el impuesto de sociedades del ejercicio anterior. La gestoría anterior es la que ha elaborado la contabilidad. En principio es la más indicada para llevar a cabo esta acción.

Por otro lado, debemos tener en cuenta que y que, cuanto más avanzado esté el año, más tiempo va a tener que invertir la nueva gestoría para asumir la contabilidad, ya que deberá revisar qué se ha presentado y qué no durante el año.

Por tanto, si se tiene la oportunidad de hacer el cambio durante el primer mes del año, será mucho más sencillo y rápido para la nueva gestoría asumir el servicio y coger el ritmo.

Factores a tener en cuenta para el cambio de gestoría

Profesionalidad: La calidad del servicio es fundamental y para ello son imprescindibles buenos profesionales que sean expertos en lo que hacen. Es aconsejable buscar en LinkedIn los perfiles de los profesionales que trabajan en la gestoría para hacerte una idea de su formación y experiencia. Además, contactar con alguno de sus clientes para pedirles opinión te podrá dar una idea más nítida de su forma de trabajar y su solvencia. 

Precio: Es importante que pidas un presupuesto que se adapte estrictamente a tus necesidades. Asegúrate de que ese presupuesto no supone costes añadidos por servicios que no te interesan o que no vas a recibir en la práctica. También es recomendable comparar diversas gestorías para comprobar que la que estás eligiendo te proporciona el mismo servicio, igual de profesional, al menor precio.

Servicio de asesoría: Las gestorías con las que podrás obtener un valor añadido serán aquellas que no se limiten a realizar las gestiones como autómatas, sino que se preocupen por el buen curso de tu negocio y te asesoren. Aquellas que conozcan tus necesidades y te aconsejen en temas fiscales, contables y laborales. Aquellas que te ayuden a adaptarte a los cambios legales y analicen tu estado financiero. Las que te ayuden a obtener el mayor ahorro optimizando en tiempo y recursos. Tu mejor gestoría será aquella a la que consideres una parte indispensable de tu negocio y no un servicio externo más al que encargarle los impuestos y la contabilidad.

Atención personalizada: Prestar un buen servicio es, evidentemente, estar ahí constantemente para resolver dudas y atender asuntos. A la hora de escoger una nueva gestoría, comprueba si cuenta con atención personalizada y en qué horarios. Tus necesidades particulares requieren un gestor propio que las analice individualmente. Para ello, es importante que la gestoría disponga de varios canales de comunicación para que puedas elegir el mejor para ti: atención telefónica, email, servicios de mensajería instantánea como Whatsapp, servicios de videoconferencia como Skype o atención presencial.

Compromiso y proactividad: Una de las cosas que marcan la diferencia es la implicación de la gestoría y su esfuerzo para que tu negocio vaya bien. La seguridad que da el saber que la gestoría se preocupa por la buena marcha del negocio se acrecenta aún más si esta es proactiva y propone mejoras. Si te informa de los cambios legales con asiduidad, elabora análisis de tu estado financiero y te presenta planes de mejora y medidas correctoras, estás en buenas manos. 

Digitalización:  Hoy en día, además de profesional, el servicio que necesitamos de una gestoría debe ser lo más automático posible. El hecho de que nos pueda asesorar o no vendrá condicionado por la cantidad de acciones y procesos que hayan sido capaces de automatizar mediante la tecnología. Por ello, contratar a una gestoría con softwares de gestión avanzados hará que los datos y tramitaciones se gestionen mucho más rápido y puedan dedicar tiempo a atendernos de una forma más cercana. En caso de cambio de gestoría, es recomendable que la nueva tenga un nivel alto de desarrollo tecnológico. Que tenga implantado un sistema de gestión que integre todos los procesos, trámites y bases de datos. Esto agiliza el trabajo, al reducir la cantidad de cosas que se tienen que hacer manualmente.

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