El albarán es una nota que avala la entrega de un pedido al comprador, quien deberá firmarlo para dejar claro que la mercadería ha sido entregada de acuerdo con las condiciones establecidas. El uso de este no es forzoso, aunque en el comercio internacional es muy común, por lo tanto, es de suma importancia que lo conozcas. Continúa leyendo y aprende todo sobre el albarán.
Contenido
Generalidades del Albarán
Cuando un exportador entrega la mercadería en el país del vendedor y necesita un documento que acredite la misma, puede recurrir al uso del albarán o nota de entrega, como también se le conoce. Este documento debe emitirse en un formato simple que contenga información muy básica, como los datos identificativos del vendedor y del comprador, el número de referencia de factura, cantidad y descripción de los productos.
También incluye otros datos como la fecha de emisión del documento y fecha de entrega de la mercancía, el nombre, la firma y el sello del comprador, donde confirma la entrega de la mercancía en buen estado.
Una nota de entrega es también conocida como nota de envío o entrada de mercancías y es un documento que básicamente enumera todas las mercancías incluidas en la entrega. La nota acompaña al envío y enumera las cantidades, no los valores o precio de las mercancías. Se devuelve una copia del albarán al vendedor como prueba de la entrega.
Si opta por crear un albarán usted mismo, debe asegurarse de que la mercancía contenida en el envío se refleje correctamente en el mismo. Puede adjuntar al envío la factura y el albarán, sin embargo, la factura puede enviarla sin falta en una fecha posterior.
Función
Este documento tiene una doble función tanto para el importador como el exportador, siendo de suma importancia que el transportista obtenga una copia firmada por el importador, pues además es la prueba de la entrega de la mercancía. Sus funciones son específicamente:
- Para el exportador: como justificación del retiro de los productos de su almacén y como comprobante de entrega al importador, por lo que en ese sentido es importante que se acostumbre a utilizarlo.
- Para el importador: este documento sirve para verificar que las mercancías recibidas coincidan con las que figuran en la orden de compra o contrato de venta.
El albarán de entrega, por un lado, les brinda a los clientes una descripción general de los productos que han pedido y es fácil comparar lo que reciben con el pedido real. Por otro lado, los proveedores pueden confirmar que la entrega se realizó correctamente, después de que se haya firmado y devuelto, sirve como prueba de que se recibieron todos los productos y que el destinatario está satisfecho.
¿Para qué utilizar un albarán de entrega?
Además de lo indicado anteriormente el albarán puede emplearse con muchos fines, por ejemplo, tan pronto como un cliente realice un pedido, debes enviar la mercancía lo antes posible. Si creas un albarán para enviar junto con el encargo, tiene las siguientes ventajas:
- Puede utilizarlo como lista de verificación.
- Puede servir como prueba de entrega.
- Es un recurso adicional que da tranquilidad al cliente.
- Te permite comunicar el diseño corporativo, ¿cómo? es muy fácil, realice un albarán atractivo, que incluya el logotipo, en una buena combinación de colores y diseños atrayentes. Es una oportunidad para fortalecer el reconocimiento de tu empresa.
Creando una nota de entrega: contenido, estructura y lista de verificación
El albarán es similar a una factura para un envío de mercancías, ambos enumeran los productos entregados y contienen los detalles formales habituales de una carta comercial que incluyen el nombre y dirección de la empresa, la dirección del cliente, fecha, etc.
Sin embargo, el albarán de entrega difiere ligeramente de la factura ya que los precios de los productos no están incluidos, sólo las cantidades, por lo tanto, un albarán de entrega no sustituye a una factura, así que no olvide que, aunque utilice el recurso de la nota de entrega usted debe presentar una factura.
La estructura del diseño del albarán es muy simple, en el encabezado debe colocar el número de cotización o número de nota de entrega, en el cuerpo principal del texto, se debe agradecer al cliente por su pedido y luego debe enumerar los productos contenidos en el envío. Debe dejarse un campo vacío donde el destinatario firme para confirmar que ha recibido la mercancía.
Recuerde que, si estás utilizando la forma tradicional de albarán, lo ideal sería incluir otra copia para el cliente, que actúa como prueba de que ha aceptado el estado de la entrega. Sin embargo, por estos días cada vez se envían más albaranes por correo electrónico tan pronto como se envían las mercancías.
Dado que el email llega al destinatario de inmediato, generalmente antes de la mercancía, este puede servir como recordatorio para el cliente, así tiene presente que su paquete está en camino. Por otro lado, el cliente también tiene una visión general del pedido entrante cuando recibe el albarán de entrega por correo, lo que puede ser especialmente ventajoso para pedidos grandes.
En el caso de un albarán de entrega digital, no amerita el espacio para la firma del cliente. Pero realmente no importa si es físico o digital, al momento de crear una nota de entrega puedes dar rienda suelta a la creatividad, ya que no hay campos obligatorios para incluir. No obstante, considera el uso de una plantilla para asegurarte de no perder ningún detalle importante y evitar una forma desorganizada.
Esta lista de verificación es una recomendación de lo que se debes incluir al momento de crear un albarán:
- El nombre y la dirección de su empresa, así como la del destinatario, esto incluye tanto la dirección de envío como la de la factura, si estas no son iguales.
- Fecha de pedido, envío y entrega.
- Número de pedido y/o nombre del pedido.
- Lista del contenido del empaque, es decir la descripción y cantidad de productos individuales.
- Entregas posteriores, si es el caso.
Al igual que con toda la correspondencia comercial, es necesario preparar un albarán de entrega del negocio que pueda incluir con cada envío y que sea siempre el mismo. Si no tiene un modelo, existen varias plantillas de nota de entrega diseñadas para Word y Excel, son muy sencillas para llevar a cabo y además son totalmente gratis.
Custodia y almacenamiento de un albarán
Aunque el albarán no es obligatorio, debes conservar una copia de cada uno si decides utilizarlos, es un documento importante ya que representa una prueba escrita de que el cliente confirmó que se recibió la mercancía, librándose en algunas ocasiones de conflictos posteriores.
Generalmente se requieren dos copias del albarán de entrega: la primera se entrega al cliente y la segunda la guarda y archivas tú. Sin embargo, cuando se trata de un albarán que el cliente debe firmar, puedes considerar un modelo que incluya tres copias:
- La primera de las copias permite confirmar que la empresa de transporte ha entregado la mercancía con éxito.
- La segunda nota pertenece a la empresa de transporte, que la conserva como prueba de que el trabajo se cumplió y la mercancía fue entregada.
- La tercera copia la conserva el cliente.
Si empleas el albarán físico, que se firma y sella, es una buena idea digitalizarlo. Es un proceso muy fácil que permite almacenar mucha información. Es importante que el documento sea legible para que al escanearlo se aprecie perfectamente y así puedes colocarlo en los archivos de la computadora, esto te ahorrará mucho dinero y podrás acceder rápidamente a todas sus notas de entrega enviadas cuando las requiera.
Continúa leyendo sobre la factura proforma.