La correcta organización de las funciones del equipo de trabajo es un factor fundamental para garantizar el éxito de las organizaciones modernas. En ese sentido, resulta indispensable utilizar herramientas que permitan asignar tareas y responsabilidades de forma eficiente, asegurando que cada miembro del equipo tenga un rol claro y definido.
A continuación, analizamos el tema de la organización técnica y el proceso que deben seguir las empresas al momento de jerarquizar y definir el flujo de trabajo que permitirá el logro de los objetivos.
Contenido
¿Qué es la organización técnica?
La organización técnica se refiere al proceso de estructuración de las actividades y responsabilidades de un grupo de individuos de una empresa. El objetivo principal es lograr una interacción eficaz del recurso humano, logrando que puedan trabajar en conjunto para lograr las metas planteadas por la directiva.
Este proceso de estructuración no sólo se aplica al recurso humano, sino que incluye materiales y recursos financieros. En general, se busca que todos los elementos de una organización sirvan a un propósito, meta o objetivo en particular.
Características de una organización técnica
- Posee un diseño que se enfoca en alcanzar metas u objetivos que son fijados con anticipación.
- Cada elemento del recurso humano debe comprender la problemática que se intenta resolver.
- Garantiza el uso correcto de todos los recursos disponibles en la empresa, tanto humanos como financieros.
- Resulta flexible, por lo que puede cambiar junto a las circunstancias de la empresa y en cada ocasión que surjan nuevas necesidades.
Pilares de la organización técnica
La organización técnica se sostiene sobre los siguientes pilares fundamentales:
- Debe hacer referencia a las áreas o actividades que participan de la estrategia general, por ejemplo: equipo de ventas, servicio al cliente, publicidad, administración, departamento de finanzas, gestión de RRHH, departamento legal, etc.
- Debe brindar claridad sobre la ubicación de cada función y la forma en que interactúa con otras funciones. Deja en claro la autoridad de una función, dentro de un ámbito específico y su nivel de autonomía.
- La correcta organización técnica ofrece claridad sobre las funciones, el rol de cada persona y el conjunto de tareas del cual será responsable.
- Permite crear un mapa organizacional que indica el rol de cada individuo.
Planeación de una organización técnica
Para lograr que todos los recursos humanos, materiales y financieros se administren bajo una estructura técnica, es necesario atravesar diversas fases de planeación.
Fase 1
Durante esa fase se realiza un estudio que determine la viabilidad del proyecto. Esto incluye estudios técnicos, financieros y de rentabilidad, además de un diagnóstico de las tareas a realizar y se toman las decisiones importantes con base en los recursos disponibles.
Fase 2
Una vez que se han tomado todas las decisiones, se inicia con el proceso de preparar, planificar y organizar las tareas. En ese punto, cada miembro de la organización debe tener claro el rol asignado y las funciones que corresponden a dicho rol.
Herramientas indispensables para una organización técnica
Durante este proceso de diseño organizacional se utilizan diversas herramientas que permiten optimizar el uso óptimo de los recursos disponibles. Para completar una organización técnica, es preciso utilizar las siguientes herramientas:
Organigramas
Un organigrama es la representación visual de la estructura jerárquica y funcional de una organización. Dentro de un organigrama podemos observar con claridad cada nivel de autoridad, las funciones de cada elemento y las interrelaciones existentes entre ellos.
Manuales
Los manuales son documentos que informan de forma detallada y sistemática todos los datos de la organización en diferentes aspectos. Por ejemplo, es posible crear manuales de organización, de descripción de puestos y de procedimientos.
Procedimientos
Por medio de procedimientos se establece el orden y la secuencia que deben seguirse para completar cada tarea. Son especialmente útiles para describir aquellas tareas o trabajos repetitivos.
Diagramas de flujo
El diagrama de flujo es un tipo de representación que utiliza símbolos y gráficos de secuencia lógica para ilustrar los pasos a seguir al realizar una tarea específica. Los diagramas también pueden incluir documentos donde se describen los procedimientos involucrados en determinado puesto de trabajo.
Cartas de distribución de trabajo
Finalmente, también llegan a ser necesarias las cartas de distribución de trabajo. Estas se utilizan para analizar los diferentes puestos de trabajo que conforman un departamento, con el objetivo de mejorar la división de funciones y lograr una mayor integración del equipo de colaboradores.
En resumen, se puede afirmar que la organización técnica tiene como función principal el aprovechar mejor los recursos disponibles de una empresa, para lograr volverla lo más eficiente posible.