¿En qué consiste el libro de visitas para las empresas?

En que consiste el libro de visitas para las empresas

La Ley 42/1997, Ordenadora de la Inspección de Trabajo y de la Seguridad Social y la Inspección de Trabajo y de Seguridad Social (ITSS) exigen que cuando un autónomo o una empresa realizan actividad económica, así no tengan trabajadores a su cargo, deben mantener en sus instalaciones el Libro de Visitas.  

La obligatoriedad de mantener el libro de visita fue derogada en el mes de septiembre del año 2016, sin embargo es importante conocer cuáles eran las funciones y características y los nuevos lineamientos que se derivan de su derogación.

¿Qué es el libro de visitas?

El Libro de Visitas es un espacio donde se deja constancia por escrito de las razones por las que los funcionarios de la ITSS realizan las inspecciones, así como los resultados y observaciones más relevantes encontradas en dicha visita. Una vez hechas estas anotaciones, el funcionario coloca su nombre y la fecha y hora de la visita.

Mediante el libro de visitas, el funcionario del ITSS conoce las observaciones y evaluaciones efectuadas en visitas anteriores y permite hacer seguimiento y verificar si se implementaron las medidas recomendadas en dicha visita. Los resultados de las inspecciones son registradas en el Libro de Visita siguiendo las siguientes reglas:

  • Identificación del funcionario actuante: Nombre, cuerpo al cual pertenece y demás datos de identidad solicitados en el libro
  • Cada visita se extiende como una diligencia indicando los aspectos examinados.
  • El funcionario hará mención de la colaboración prestada por los trabajadores, si fuera el caso.
En que consiste el libro de visitas para las empresas

Legalización del libro de visitas

Para la habilitación de cada uno de los Libros de visitas, estos deben ser presentados ante el Jefe de la inspección de la Provincia donde esté domiciliado la unidad de trabajo habiendo plasmado en los citados libros los datos de identificación de la empresa.

Para la habilitación de los siguientes Libros de Visitas se deberá presentar el libro anterior donde conste que se han utilizado todos sus folios. En caso de la pérdida o destrucción del libro, se deberá presentar una declaración firmada por un representante legal de la empresa donde indique el porqué de la omisión y presente las pruebas que pueda tener.

Los Libros de Visita totalmente agotados deberán estar disponibles ante cualquier solicitud de la Inspección de Trabajo y de Seguridad Social (ITSS) a lo largo de un plazo de cinco años iniciados a partir de la fecha de la última visita reportada en el libro correspondiente.

Libro de Visitas Electrónico (LVe)

En septiembre de 2013 entró en vigencia la Ley de apoyo a Emprendedores, en la cual se eliminó la obligación de las empresas a mantener un libro disponible para los requerimientos de los funcionarios de la Inspección de Trabajo y de Seguridad Social (ITSS). 

La ITSS pone a disposición de las empresas, sin necesidad que medie solicitud anterior, el Libro de Visitas Electrónico para cada una de sus unidades de trabajo. La Inspección de Trabajo y de Seguridad Social en resolución emitida en noviembre de 2008 y con vigencia a partir de diciembre de ese mismo año permitió sustituir el libro de visitas electrónico por el alta en la aplicación informática del Libro de Visitas electrónico.

Hasta ese año, la aplicación informática del Libro de Visitas electrónico LVe solo estaba vigente en algunas pocas Comunidades Autónomas. A través de la página web de la Seguridad Social se podía informar de nuevas Comunidades Autónomas que se incorporan a esta modalidad.

Para poder ser autorizado para utilizar la aplicación informática del Libro de Visitas electrónico LVe, las entidades y trabajadores autónomos debían demostrar que cuentan con el equipamiento tecnológico mínimo necesario, a saber: un ordenador con lector de tarjetas inteligentes conectado a internet con acceso a la aplicación LVe.

A través de la aplicación LVe las entidades y trabajadores autónomos autorizados para su uso podrían:

  • Solicitar que se le asigne un Libro de Visita electrónico a cada una de sus unidades de trabajo
  •  Actualizar la información de sus usuarios.
  • Consultar los resultados de las diligencias practicadas.
  • Solicitar la baja en el Libro de Visitas electrónico.

Fin del Libro de Visita

La Orden publicada en el Boletín Oficial del Estado el día 12 de septiembre de 2016 eliminó de hecho la obligación de las entidades a mantener el Libro de Visitas de la Inspección de trabajo. Esta eliminación incluye tanto el formato físico de papel como el formato electrónico.

Esta orden traslada a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social la responsabilidad de llevar los registros y documentar las inspecciones realizadas en las visitas que a ellas se efectúen y de las asistencias que éstas tengan ante las oficinas de inspección.

De esta manera se cumple con el mandato de la Ley 23/2015, de 21 de julio, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, que establece la obligatoriedad de dejar constancia por escrito de las actuaciones llevadas a cabo por los funcionarios por medios electrónico sin que esto indique algún coste adicional para las entidades.

Los funcionarios adscritos a la Inspección de Trabajo y de Seguridad Social (ITSS), una vez realizadas las visitas a las empresas o llevadas a cabo las supervisiones de comparecencia, plasmarán las diligencias en el modelo incluido en el anexo de la orden pudiendo utilizar para ello medios electrónicos.

Los funcionarios registran una diligencia por cada visita o comparecencia dejando constancia de los diferentes aspectos que fueron examinados, las circunstancias relevantes y demás incidencias. Esta información deberá ser mantenida por un plazo de cinco años.

Por su parte, las empresas y trabajadores autónomos deberán conservar a la orden de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social los Libros de Visitas igual que los modelos de diligencias que fueron emitidos antes de la entrada en vigencia esta nueva Orden.

Esta documentación debe ser preservada por un plazo de cinco años partiendo de la fecha de la de la última diligencia efectuada. A su vez, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social mantendrá las diligencias registradas en los libros de Visitas electrónicos.

En este plazo las empresas pueden tramitar ante esta oficina copias de las diligencias efectuadas. A partir de la entrada en vigencia de la Orden, no se aceptarán nuevas peticiones de alta en la aplicación LVe ni se permitirán el registro de nuevas diligencias en la misma.

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