En temas de negocios empresariales, autónomos, clientes y demás, en algún momento hemos escuchado sobre una factura proforma con una serie de recaudos importantes que servirán de información para incluir en la factura que se elaborará de manera definitiva. Generalmente, son trámites que están presentes en el comercio internacional.
A simple vista podemos confundir la factura proforma con la comercial, porque comparten ciertos rasgos característicos. No obstante, la información descrita en este apartado debe ser lo más específica posible para que el intercambio comercial sea un hecho. Conozcamos qué es, para qué sirve y la información a incluir correctamente.
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¿Qué es una factura proforma?
Como su nombre lo indica, es una factura de índole provisional que contiene los pormenores de un trato comercial que se llevará a cabo de corto a mediano plazo. No tiene un valor comercial que sea de trascendencia para las partes en conflicto, pero sí asegura todos los detalles para estar al tanto de cómo será la operación al instante que la realicen.
Acá haremos un valor de precios disponibles, pero la suma real estará disponible en la factura definitiva. Lo que realmente interesa son otros datos que los clientes necesitan saber para confiar en el intercambio comercial de forma óptima. Cabe mencionar que los involucrados están en la obligación de hacer hincapié en los términos o condiciones que tendrá el negocio.
¿Para qué sirve?
La finalidad de una factura proforma es informar a los clientes de cómo serán los negocios de acuerdo a los impuestos y a una base no definitiva en los precios. No tiene que revelar la actividad contable de la empresa, así como tampoco daremos declaraciones explícitas del dinero de por medio. Te recomendamos no colocar precios definitivos en estos trámites que al final de cuentas son transitorios.
No olvides colocar todos los términos por mutuo acuerdo cuando prestes servicios con otro cliente o una empresa en concreto. Este es el verdadero espíritu de una factura proforma, que sirva de puente para mejorar el trato o comunicación entre todos los presentes en un gran negocio. Es un trámite que rige en su legalidad, como un modo de conectarse con los interesados para entrar de lleno a un acuerdo definitivo.
Requisitos
Aunque parezca demasiado evidente, el primer requisito para que esta factura tenga lugar en los negocios es su adjetivo “proforma” en el título o encabezado. Esta medida es crucial en todos los negocios, porque es el separador que necesitamos saber para no caer en cuenta que trata de una factura comercial bastante frecuente por su matiz definitivo. Entre otras pautas, la factura proforma contiene:
- Identificación del proveedor.
- Identificación del cliente o si son más de dos, los datos completos en todos los casos.
- Descripción minuciosa de los productos y/o servicios que están en juego, con precio inicial y total.
- Términos y condiciones que estarán vigentes desde la emisión de la factura.
Como vemos, toda la información presente es lo más esencial que estará enmarcada en la factura proforma. Es el papel inicial que todos necesitamos para estar claros en las cuentas. Como te hemos dicho, no tiene validez alguna para todos los oficios contables, pero sí para descubrir todos los conocimientos de una operación que está a punto de concretarse.
Diferencia entre presupuesto y factura proforma
Los presupuestos son otros documentos que están sobre cualquier escritorio en un negocio, tomando en cuenta que la empresa o personas han sido dadas de alta como autónomos. Guardan semejanzas en cuanto a dar a conocer información a clientes que están por adquirir un servicio, pero el coste final es el rasgo más distintivo que separa de una factura proforma.
Por esta razón, realizar un presupuesto es uno de los pasos elementales si somos clientes o vendedores. Es un hecho que siempre está en el ambiente, porque todos estamos interesados en saber cuál es el precio definitivo de un producto determinado. La validación cambia completamente, porque la factura proforma y un presupuesto comparten muchísima información. La primera si tiene connotaciones legales, el presupuesto no.
¿En qué casos se realiza?
La factura proforma está elaborada para informar sobre todos los procesos de compra/venta que estemos a punto de realizar. En otras palabras, podemos encontrar estos escritos en muchísimos contextos comerciales. Por ejemplo, si el vendedor ha acordado su producto y/o servicio con el cliente, es el momento adecuado para redactar esta factura, para que las cuentas estén claras, sin cabos sueltos y todo en orden.
En aduana es posible encontrarnos con estos trámites, cuando estamos por vender un producto que requiere salir del país hasta llegar al destino en que yace un destinatario. En estos casos, te recomendamos elaborar un inventario con la cantidad de productos que vas a enviar en el puerto para un mejor control. Asimismo, el valor que va a pagar el cliente desde la salida hasta su llegada.
Si los clientes dan el visto bueno de una factura proforma, entonces decantarán en ellos como una muestra definitiva para realizar el negocio con total confianza. Si este es el caso, si tiene un valor contable dentro de la empresa. Para que este escenario ocurra, la factura proforma estará muy bien elaborada, para que todo sea entendido.
Un consejo que no puede escapar a la vista es la numeración de estas facturas, es decir, organizar sistemáticamente cuántas han sido emitidas en las últimas horas, días, semanas o aquellas realizadas en un mes especial. Sin embargo, esta numeración no estará reflejada directamente sobre el papel, pero si en un espacio que funja como una especie de “biblioteca” con todas las facturas emitidas dentro de un negocio.
Evita la omisión de todos los datos dentro de esta factura, por más secundarios que parezcan. El propósito de estos trámites es el de informar a los consumidores del producto que están a punto de adquirir, con un precio inicial que en la definitiva retratará su versión final. Si son productos por lotes, especifica cuántas cajas están por salir a la venta con las unidades en su interior con igualdad de números dictados. Sé lo más conciso en esta redacción.