La contabilidad del autónomo: todo lo que debes saber

La contabilidad del autónomo: todo lo que debes saber

Si trabajas por cuenta propia o planeas convertirte en trabajador independiente en un futuro cercano, algo inevitable con lo que debes lidiar son las cuentas, administrar dinero, mantener registros, presentar declaraciones de impuestos y más. Un contador puede ayudarte mucho con eso, pero de igual forma hay cosas que debes tener en cuenta, por eso te presentamos algunos consejos para llevar la contabilidad del autónomo.

¿Qué registros debo mantener si soy un autónomo?

Aquellas personas que realizan trabajos de forma independiente se denominan autónomos y algo importante que debes tener presente, si vas a trabajar por tu cuenta, es que necesariamente debes comenzar a llevar un registro de todos los movimientos del negocio, configurar las cuentas para registrar los ingresos y gastos, conocer sobre impuestos, el seguro y otros factores que afectarán los registros que debes mantener como comerciante individual.

Para ayudarte a comprender tus deberes y llevar la contabilidad sin problemas, existen profesionales especializados en el área, sin embargo, hay aspectos que todos los autónomos deben conocer, aún cuando contraten los servicios de un contador. Por ejemplo, algo muy importante es conocer los registros comerciales que las personas que trabajan por cuenta propia deben mantener para fines de autoevaluación. Estos incluyen:

  • Información sobre ingresos comerciales y de ventas.
  • Los gastos comerciales.
  • Información sobre ingresos personales.

No olvides que cada uno de estos registros deben almacenarse durante algunos años posteriores al impuesto actual, de no hacerlo puedes enfrentar sanciones y multas considerables innecesariamente. Para los autónomos, el mantenimiento de registros es esencial: recibos, facturas, entre otros. Siendo imprescindible además mantener un inventario de sus ingresos personales y comerciales.

La contabilidad del autónomo: todo lo que debes saber

Consejos generales

Algunas de las recomendaciones que podemos ofrecerte y que son muy importantes para llevar de mejor manera la contabilidad del autónomo incluyen:

1- Organización y mantenimiento de los libros: establece un sistema de mantenimiento de libros adecuado para asegurarte de que están organizados y soportan los registros precisos.

2- Separa las finanzas: asegúrate de separar las finanzas comerciales de tus finanzas personales, esto generalmente significa tener cuentas bancarias y tarjetas de crédito apartes para facilitar la administración y además mostrar la verdadera posición del negocio si los ingresos lo solicitan.

3- Cancela con tarjeta: tratar de pagar la mayor cantidad posible de cuentas y compras con tarjeta o directamente a través del banco, ya que los recibos y extractos bancarios y de tarjeta de crédito pueden actuar como un registro de tus compras, lo mismo se aplica a los pagos. Recomendamos si tu negocio lo permite, que evites hacer negocios con efectivo tanto como sea posible.

4- Mantener buenos registros: es necesario guardar todos los recibos de cualquier compra o gasto comercial, extractos bancarios y de tarjetas de crédito, todos representan documentos importantes.

5- Registra tus ingresos y gastos de forma cuidadosa: esto facilitará la cumplimentación de las declaraciones de impuestos y tener una mejor visión general de la situación de su empresa.

6- Establecer políticas de pago que ayuden al flujo de caja: por ejemplo, una opción podría ser el pago por adelantado o contra la entrega. Si habitualmente das crédito, reduce el período de tiempo lo más posible y realiza un seguimiento cuando las facturas no sean pagadas a tiempo, esto es un aspecto que no debes desatender.

7- Obtén un software de contabilidad: ten presente que, como mínimo, debes usar una hoja de cálculo. Sin embargo, lo ideal es emplear un software de contabilidad, ya que te economiza tiempo y dinero a largo plazo.

8- Contrata un contador: realmente la asesoría de un profesional es necesaria, este te mantendrá en contacto con las autoridades fiscales, se asegurará de que cumplas con tus obligaciones correctamente y te ayudará a identificar problemas y tomar las decisiones apropiadas para mejorar el negocio.

9- Gastos de viaje y transporte: si eras empleado anteriormente, es posible que te cancelaran ciertos viáticos y gastos cuando viajabas a un lugar que no era tu lugar de trabajo habitual. Puedes hacerlo de igual manera en este caso, por ejemplo, puedes reclamar una parte del costo de funcionamiento del vehículo (combustible, neumáticos, seguro) u otros gastos de viaje como estadías, taxis. etc.  

10- Reclamar las facturas del hogar: también puedes reclamar una parte de las facturas del hogar si trabajas desde casa, lo que aplica incluso si solo pasas un par de horas a la semana trabajando desde ella. Puedes reclamar gastos como electricidad, gas y banda ancha, sólo si es razonable, es decir, si usas una habitación de la casa como oficina para negocios, no puedes reclamar el cincuenta por ciento de la factura de electricidad o gas del hogar.

11- Contribuye en el sistema de pensiones: te recomendamos investigar cuáles son las opciones y requisitos para ser contribuyente en el sistema de pensiones, esto te permitirá no sólo reducir la factura de impuestos, sino alcanzar una jubilación desahogada y garantizar tu futuro en años donde realmente lo necesitas.

12- Abre una cuenta bancaria separada: un comerciante individual no está legalmente separado de su negocio, por lo que una cuenta bancaria comercial aparte no es un requisito legal. Sin embargo, existen claras ventajas de mantener separadas las finanzas personales y comerciales.

Si sólo tienes una cuenta bancaria personal, tendrás que ser más explícito en tus registros y especificar qué gastos eran personales y cuáles estaban relacionados con el negocio, lo que afectará la forma en que registras los gastos y los ingresos, que además le llevará más tiempo del necesario y por estos días ahorrar tiempo y dinero son la prioridad.

13- Conserva los registros comerciales: además de mantener buenos registros comerciales, es importante conservarlos según el tiempo estipulado:

  • Los documentos laborales debes mantenerlos durante cuatro años.
  • Documentos de contabilidad y mercantiles se conservan durante seis años.
  • La documentación fiscal debe ser guardada por cuatro años.
  • Si reclama una pérdida de valores o deudas incobrables, mantenga registros durante siete años.
  • Si no declara sus ingresos, mantenga registros durante seis años.
  • Si presenta una declaración fraudulenta, mantenga los registros indefinidamente.

En lugar de obsesionarte con diferentes períodos de tiempo, te recomendamos que cubras todas las bases, conservando todos los registros financieros durante siete años. Si los digitaliza, es fácil almacenarlos indefinidamente en un disco duro o en un sistema de almacenamiento basado en la nube. Si lo auditan, el organismo puede aceptar registros electrónicos de la mayoría de los programas de software de contabilidad.

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