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Conservación de las facturas: ¿cómo debe efectuarse y cuánto tiempo?

La conservación de las facturas es obligatoria para cualquier empresario o autónomo. Pero, ¿durante cuánto tiempo y cómo han de conversarse? ¿Qué documentos nos pueden exigir?

Cuando nos enfrentamos al proceso de elaborar una factura pueden surgir muchas dudas respecto al contenido o a los requisitos formales que deben estar contenidos en ellas. Pero también son habituales las cuestiones relativas a la fase posterior: qué pasa una vez hecha la factura. ¿Cómo ha de guardarse? ¿Cuánto tiempo debemos conservarla? ¿Qué se puede hacer con ella? En este artículo te proporcionamos, cortesía de la gestoría online Autonomoo, información sobre duplicados, rectificaciones y, sobre todo, conservación de las facturas. Antes de ello, veamos los plazos que establece la ley para la expedición y el envío de facturas:

Plazos de expedición y envío de facturas

    • Si el destinatario de la operación no es profesional ni empresario, la factura se deberá generar y enviar cuando se realice la operación.
    • Si el destinatario de la operación es profesional o empresario, la factura se deberá generar antes del día 16 del mes siguiente al del devengo del Impuesto correspondiente a la operación, incluidas las facturas recapitulativas. El plazo para realizar el envío es de un mes a partir de la fecha del transporte de bienes al adquirente.
    • En las entregas intracomunitarias de bienes, la factura se deberá expedir antes del día 16 del mes siguiente al que se inicie el transporte de los bienes con destino al adquirente.

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Facturas recapitulativas

Se podrán incluir en una misma factura varias operaciones para un mismo destinatario siempre que estas se hayan realizado dentro de un mismo mes natural:

    • Si el destinatario de la operación no es profesional ni empresario, el plazo para expedir las facturas concluirá el último día del mes natural en que se hayan realizado las operaciones facturadas y deberán enviarse en el momento de su expedición.
    • Si el destinatario de la operación es profesional o empresario, las facturas se tendrán que generar antes del día 16 del mes siguiente al que se hayan realizado las operaciones. El plazo de envío es de un mes desde de la fecha de expedición.

Duplicados de facturas

La expedición de duplicados de las facturas únicamente se admite en los dos casos:

    • El primero, cuando se reflejen en una factura la misma la prestación de servicios o entrega de bienes o cuando haya varios destinatarios. En este caso deberá hacerse constar en el original y en cada duplicado la porción de base imponible y la proporción de la cuota que se repercuta a cada uno de ellos.
    • El segundo, en caso de pérdida de la factura original por cualquier causa. Los ejemplares duplicados tendrán la misma eficacia que los correspondientes documentos originales.

En cada uno de los duplicados deberá constar la expresión “duplicado”.

Facturas rectificativas

La expedición de la factura rectificativa se realizará cuando el obligado a expedir la factura tenga constancia de que la factura emitida carece de alguno de los requisitos exigidos por la ley, en caso de que las cuotas impositivas repercutidas se hubiesen realizado de forma incorrecta o se hubieran producido las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible.

Es requisito necesario que no hubiesen transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el IVA.

La rectificación se realizará a través de la emisión de una factura nueva, en la que se hagan constar los datos de identificación de la factura rectificada.

Conservación de las facturas

Y una vez generadas las facturas, ¿qué pasa con ellas? ¿Cómo y cuánto tiempo debemos conservarlas? ¿Quién está obligado a guardarlas?

La Ley General Tributaria 58/2003, de 17 de diciembre, en su artículo 29.2, letra e) establece la obligación de los empresarios y profesionales de conservar las facturas relativas a sus obligaciones tributarias.

El artículo 165.1 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor Añadido, establece que las facturas deberán conservarse con su contenido original, de forma ordenada y el plazo en que las facturas y sus documentos deberán conservarse, hasta la prescripción del impuesto.

¿Quién está obligado a conservar las facturas?

Tanto los autónomos, empresarios o profesionales, como las empresas, están obligados a esta conservación de las facturas. Incluso aunque hayan cesado su actividad.

En caso de fallecimiento, la obligación de conservar estos documentos pasa a ser de los herederos. Si estamos ante una sociedad disuelta, los responsables de este cometido serán los liquidadores de la entidad.

¿Qué documentos se deben conservar?

Los documentos que deben conservarse son los siguientes:

    • Facturas recibidas.
    • Copias o matrices de las facturas expedidas.
    • En caso de que el proveedor no esté establecido en la Comunidad donde se opere, los justificantes contables de las operaciones en las que se aplica la inversión del sujeto pasivo.
    • En el Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, los recibos justificativos del reintegro de la compensación, tanto el original, por su expedidor, como la copia, por el titular de la explotación.
    • Los documentos que acrediten el pago del impuesto sobre la Importación.

Esta obligación de conservación de las facturas incluye a los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del Impuesto sobre el Valor Añadido. También a quienes, sin estarlo, sean sujetos pasivos del Impuesto. No obstante, este supuesto solo afectará a las facturas recibidas y a las copias de las expedidas.

Los documentos se tendrán que conservar por cualquier medio que garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso por parte de la Administración tributaria en cualquier momento, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos.

Para que la conservación de las facturas por medios electrónicos en un país tercero con el que no exista un instrumento jurídico relativo a la asistencia mutua se considere válida, deberá haberse comunicado con carácter previo a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas?

El plazo durante el cual debemos conservar una factura depende de los fines que se quieran satisfacer con ella. De hecho, una factura puede servir como prueba en un juicio.

Criterio tributario

A efectos de la Administración Tributaria, las obligaciones tributarias contraídas prescriben en cuatro años contados a partir de su declaración. Durante ese periodo, una eventual inspección puede exigirnos toda la documentación relacionada con los impuestos que nos haya correspondido pagar, incluidas las facturas. 

Si emitimos una factura el emitida el 14 de enero de 2020. En términos de IVA se deberá incluir en la declaración del primer trimestre de 2020, cuyo plazo de presentación finaliza el 20 de abril de 2020. La fecha en la que prescriba este impuesto será al cabo de 4 años el 20 de abril de 2024.

En cambio, a la hora de presentar el impuesto de sociedades, la factura se considerará en la declaración de 2020, la cual puede ser formalizada hasta el 25 de julio de 2021. Por tanto, el plazo de prescripción acabaría el 25 de julio de 2025. 

Por otro lado, en el caso de que las facturas se refieran a adquisiciones por las que se haya soportado cuota del IVA y cuya deducción esté sometida a un período de regularización, se conservarán durante su correspondiente período de regularización y los
cuatro años siguientes.

Los empresarios o profesionales que realicen operaciones que tengan por objeto oro de inversión, deberán conservar las copias de las facturas correspondientes a dichas operaciones durante un período de cinco años.

Criterio mercantil

El Código de Comercio, en su artículo 30, establece que todos los empresarios y autónomos están obligados a conservar durante seis años los libros, correspondencia, documentación y justificantes que conciernan a su negocio. Deben estar debidamente ordenados y el plazo de conservación se empieza a contar desde el último asiento realizado en los libros, salvo que existan disposiciones generales o especiales que indiquen otra cosa.

Criterio penal

Ante la posibilidad de enfrentarnos a un posible delito fiscal, las facturas pueden servirnos como prueba. Por ello, es aconsejable que las almacenemos y las tengamos localizables durante al menos 10 años. Aunque los delitos fiscales prescriben en cinco años, el artículo 305 del Código Penal precisa que las versiones agravadas no lo hacen hasta pasados los 10 años. 

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