La firma digital es una herramienta que ha conseguido revolucionar la gestión documental, simplificando el flujo de trabajo diario en el interior de las organizaciones. Su función principal es agilizar procesos y garantizar la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos.
A diferencia de una firma tradicional en papel, con la firma electrónica es posible autenticar la identidad del firmante de un documento digital, además de asegurar que los mismos no hayan sido alterados en fecha posterior al momento de la firma.
En las siguientes líneas te contamos más detalles sobre el funcionamiento de una firma digital y el conjunto de beneficios que esta puede ofrecer a organizaciones que tienen la necesidad de gestionar grandes volúmenes de documentos digitales y de optimizar todo lo posible el flujo de trabajo.
Contenido
¿Qué es y cómo funciona una firma digital?
La firma digital, o firma electrónica, es un mecanismo criptográfico que permite asegurar la identidad del firmante, así como la integridad del mensaje. Gracias al uso de un software de firma digital, cualquier persona puede comprobar que el documento no ha sido modificado desde el momento de su creación.
El documento resultante de una firma digital tiene valor probatorio y respaldo legal. Aunque el procedimiento puede variar ligeramente de un proveedor de software a otro, es posible dividir la operación en tres etapas:
- Se emplea un algoritmo matemático en el documento recién creado para generar una huella digital conocida como ‘hash’, un número único utilizado para identificar el documento.
- Este hash se cifra mediante la llave privada del usuario firmante.
- La firma digital, resultado de combinar tanto el hash como la llave pública del firmante, se añade al documento.
Beneficios de la firma digital en el entorno empresarial
Al incorporar esta tecnología, las empresas y organizaciones tienen la capacidad de mejorar su eficiencia operativa, reforzando la confianza sobre las transacciones electrónicas y creando un entorno más ágil para el equipo de colaboradores. Si pensamos en beneficios tangibles, las firmas digitales permiten:
1. Reducir los costes asociados al uso de papel
Al eliminar la necesidad de imprimir documentos y almacenar archivos físicos, las empresas pueden ahorrar sumas significativas de dinero anualmente. Además, se reduce de manera considerable el impacto medioambiental asociado al uso de papel, evitando su consumo en la medida de lo posible.
2. Incrementar el nivel de seguridad
Mejora la seguridad en los procesos de firma y gestión documental al emplear algoritmos criptográficos que aseguran la identidad del firmante. Esto contrasta con las firmas manuscritas, que pueden falsificarse o alterarse con relativa facilidad. Asimismo, los registros digitales facilitan los procesos de auditoría, rastreo y control de acceso.
3. Garantizar mayor agilidad en la gestión documental
Finalmente, el beneficio más destacado de la firma digital radica en la agilidad de la gestión documental. Al eliminar procesos manuales como la firma, impresión o escaneo, se mejora la eficiencia operativa y capacita al personal administrativo para responder rápidamente a las demandas del entorno empresarial, contribuyendo así a mejorar la calidad de la atención al cliente.