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Cuáles son los tipos de factura

El Autónomo Digital. La normativa vigente de facturación establece, según su contenido, tres tipos de factura, con sus debidos requerimientos y funciones. Para un autónomo es necesario conocer bien cada uno de estos tipos y para qué sirven.

La factura ordinaria

La factura a la que estamos más habituados es la factura ordinaria. Como señala el portal modelofactura.net, éste es el documento que sirve para documentar cualquier operación económica, ya sea una compraventa o la prestación de algún servicio.

La factura rectificativa

Sin embargo, una factura ordinaria no está exenta de errores. Para ello, existen también las facturas rectificativas. Cuando una factura no cumple con la normativa vigente, o cuando se pretende hacer una corrección, o también en el caso de que el cliente quiera hacer alguna devolución, las facturas rectificativas son los documentos a los que debemos recurrir.

La factura recapitulativa

En tercer lugar, la factura recapitulativa es otro documento que debemos tener en cuenta. Este documento es sumamente útil para agilizar los procesos de facturación, ya que puede incluir distintas operaciones económicas dirigidas hacia un mismo destinatario, realizadas dentro de un margen de tiempo. En otras palabras, esta factura es como una recapitulación de facturas ordinarias dentro de un periodo temporal que suele ser un mes.

La factura rectificativa y la factura recapitulativa son dos herramientas para enmendar o para agilizar a la factura ordinaria. Todo profesional o empresario debería conocer su funcionamiento.

Otros tipos de factura

Sin embargo, existen otras clases de factura si atendemos a otros criterios. Según su valor legal, encontramos la factura proforma y la copia de la factura o el duplicado de la factura. Si cumple más o menos requisitos legales puede ser una factura completa o una factura simple o simplificada. Y dependiendo del medio por el que se transmite usamos una factura en papel o una factura electrónica.

Así, en realidad, todos los tipos de factura son variantes o surgen a partir de un solo tipo de factura que es la factura ordinaria.

Copia y duplicado de la factura

La copia de una factura y el duplicado de la factura son variantes de estos tipos de factura. Por tanto, la copia de una factura contiene los mismos datos que la factura original, tan solo se diferencia en que tiene que venir especificada la expresión “Copia”, para así poder distinguirla de la factura original. La copia queda en manos del emisor de la misma, mientras que la factura original es la que se envía al cliente. El duplicado de una factura es igual que la factura original, y se hace cuando hay varios destinatarios o bien cuando se produce la pérdida de la factura original, razón por la cual se debe detallar que es un duplicado, ya que si aparece finalmente la factura original puede provocar confusión.

Factura proforma

Otro tipo es la factura proforma, que documenta una oferta comercial, indicando los productos o servicios que el vendedor proporcionará al comprador a un determinado precio, con lo cual su finalidad es que el comprador disponga del máximo posible de información relativa a la futura compra que va a realizar. Por ello, no tiene valor contable ni sirve de justificante, por lo que no se numera, ni se aconseja firmarlas o sellarlas, salvo que el cliente lo solicite de forma explícita. Suele incluir la fecha máxima de validez.

Además, como recomienda el portal Infoautónomos, es importante incluir en el encabezamiento de la factura de forma visible la indicación proforma. De modo que no se confunda con la factura comercial, la cual será emitida cuando se realice la operación.

Para preparar una factura proforma se pueden utilizar las plantillas de factura proforma y presupuesto disponibles en internet.

Factura simplificada y factura completa

Por otro lado, dependiendo de si contienen más o menos datos, las facturas pueden ser simples o completas. Cuando cumplen con todos los requisitos establecidos por la ley son facturas completas, o bien,  si solo cumplen algunos requisitos, son facturas simplificadas.

Tras la aprobación del último reglamento de facturación en diciembre de 2012, ha desaparecido el tique como documento contable y pasa a englobarse dentro de la factura simplificada. Que podrá emitirse, como sustituta de éste, cuando su importe no exceda de 3.000 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido incluido. En las mismas operaciones en las que antes se admitía tique, como el comercio al por menor, la hostelería o el transporte de personas.

La factura simplificada podrá emitirse, igualmente, y a elección del emisor, cuando su importe no exceda de 400 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido incluido, o cuando deba expedirse una factura rectificativa.

Factura electrónica

Otros de los tipos de factura es la factura electrónica. Es un equivalente funcional de la factura en papel y, desde enero de 2013, reciben el mismo tratamiento. La diferencia entre la factura en papel y la factura electrónica únicamente reside en que la transmisión de esta última es por medios electrónicos y telemáticos.

Para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.

Con la aprobación del nuevo reglamento de facturación para 2013, ya no es necesario que la factura electrónica esté firmada mediante una firma electrónica avanzada basado a certificado reconocido, aunque sí que es recomendable hacerlo.

Para ampliar esta información hay varios artículos interesantes en internet sobre cómo hacer este tipo de factura.

Ahora bien, aunque conocer toda esta información sobre los tipos de facturas es muy útil para el emprendedor, también es recomendable contemplar la posibilidad de utilizar alguna herramienta de facturación que ayude a llevar un control y gestión de la contabilidad, facilite la elaboración de facturas y permita la generación y presentación de modelos de impuestos. Esta herramienta puede ser un programa informático u online, un profesional o empresa gestora o una de las nuevas plataformas que han surgido en este ámbito.

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