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Registro de jornada laboral: ¿quiénes están obligados a realizarlo?

El registro de jornada laboral es obligatorio para todos los trabajadores, incluidos los móviles, temporales, flexibles, parciales o con cargos de confianza. En cambio, los autónomos y los socios de cooperativas no tienen esta obligación.

El registro de la jornada laboral, con dificultades y en ocasiones de forma tosca, va extendiéndose en la organización de las empresas españolas. Pero desde la publicación del Real Decreto-ley de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, la Dirección General de Trabajo ha recibido multitud consultas respecto al registro horario de la jornada.

Para facilitar la aplicación práctica de la norma, la DGT elaboró el año pasado un documento que recoge los criterios empresariales que se deben seguir para el total cumplimiento de la ley. La guía se basa en la regulación del registro horario contenida en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (ET).

Aunque la interpretación que prevalece siempre es la de los Juzgados y Tribunales del orden social, en este artículo nos basamos en esta guía de la DGT para resolver las dudas más habituales sobre quién está obligado a registrar la jornada laboral y quién no. Así como quién es el responsable último de este registro. Si has empezado un negocio o vas a darte de alta como autónomo y tienes pensado incorporar empleados, coge boli y apunta.

¿Quién debe cumplir la normativa de registro horario?

Según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, el registro horario es obligatorio para la totalidad de los trabajadores, sea cual sea su categoría o grupo profesional. Asimismo, se aplica a todos los sectores de actividad empresarial y a todas las empresas. Sin importar cual sea su tamaño o su forma de organización del trabajo. Esto es así siempre que dichas organizaciones estén comprendidas en el ámbito de aplicación que define el artículo 1 del ET.

De este modo, las empresas deben efectuar el registro de la jornada laboral también en el caso de los trabajadores móviles, comerciales o temporales o en el caso de los empleados que ejercen su trabajo de forma remota o flexible. Es decir, aunque la prestación laboral no se desempeñe total o parcialmente en el lugar de trabajo de la empresa, igualmente debe existir un control y registro horario. 

Excepción: los directivos

Solo se tratará de forma excepcional el caso de aquellas relaciones laborales de carácter especial. Es el caso de aquellos que ocupen puestos de alta dirección como los que define el artículo 2.1 del ET.  En su caso, se habrá de atender a la normativa específica que regule esta modalidad contractual en materia de registro horario.

¿Están obligados a registrar la jornada los trabajadores flexibles?

En cambio, aquellos trabajadores que ocupen mandos intermedios, cargos de confianza o puestos con responsabilidades especiales, sí tienen la obligación de fichar de acuerdo al artículo 34.9 del ET. Y será así aunque, por contrato, dispongan de libertad para disponer del tiempo de trabajo a su antojo. O en el caso de que esté entre las condiciones del acuerdo el estar disponibles en todo momento para cumplir su actividad profesional.

La finalidad de esta obligación es que tras estas modalidades no se oculten situaciones de abuso de derecho. El registro horario se debe efectuar teniendo en cuenta que la mayor exigencia de tiempo de trabajo está justificada por la mayor retribución económica. Sin embargo, es aconsejable que la negociación colectiva fije los límites a este tipo de modalidades para evitar situaciones desproporcionadas o abusivas.

En relación con las fórmulas para organizar el trabajo basadas en la flexibilidad del tiempo de dedicación o la distribución irregular de la jornada, incluido el teletrabajo (trabajo a distancia) y los horarios indeterminados, el registro diario de jornada también ha de aplicarse. Garantiza la acomodación a los intereses empresariales a las necesidades de conciliación de los trabajadores.

Contabilización del tiempo en el trabajo flexible

Dada la variabilidad de la jornada diaria de trabajo (jornadas diarias largas compensadas con otras cortas), la contabilización del tiempo de trabajo efectivamente empleado requiere periodos temporales superiores al día. Por este motivo, el registro diario de jornada, siempre exigible, deberá estar sujeto, a efectos de control y cómputo del tiempo de trabajo, a dichos periodos superiores a la jornada diaria.

Es decir, pongamos el ejemplo de que la flexibilidad horaria acordada se efectúa con una cantidad de horas mensuales estipuladas que el trabajador distribuye libremente. En dicho caso, no se contabilizarán como trabajo extraordinario aquellas horas con las que el trabajador exceda la jornada en el registro horario. Pero el requisito es que, una vez analizados los demás registros del mes, el tiempo trabajado se corresponda con la jornada mensual ordinaria. Aunque el ejemplo utilizado sea de una jornada mensual, el periodo o secuencia temporal que se delimite para la determinación de las horas a realizar puede ser otro. En todo caso, seguirá las mismas reglas en materia de registro de la jornada laboral.

El caso concreto del teletrabajo

Para el caso específico del trabajo a distancia o en remoto, conocido como teletrabajo, existen fórmulas para el registro de la jornada laboral diaria de forma asequible a través de registros telemáticos. Serán medios válidos para el cumplimiento de la obligación legal la autorregulación mediante la negociación colectiva o el acuerdo de empresa o las firmas presentadas por el trabajador en hojas o intrumentos de gestión del tiempo similares, siempre que el empresario las admita. El empresario tiene, además, la capacidad de ejercer el control sobre estos instrumentos para poder comprobar la veracidad de la declaración unilateral del trabajador.

Régimen específico en materia del registro de la jornada laboral

  • Los trabajadores con contrato a tiempo parcial ya poseen una obligación de registro de la jornada laboral regulada en el artículo 12.4C del ET.
  • Los trabajadores móviles (dedicados a ciertos transportes por carretera), los trabajadores en marina mercante y los trabajadores que realizan servicios de interoperabilidad transfronteriza en tansporte ferroviario, cuentan con su propia regulación. Su registros específicos vienen detallados en el Real Decreto 1561/1995, de 21 de septiembre, sobre jornadas especiales de trabajo, a causa de distintas directivas comunitarias.

¿Los autónomos o socios de cooperativas deben fichar?

En lo que afecta a aquellas relaciones o prestaciones de trabajo que no se incluyen en el Estatuto de los Trabajadores, como los socios trabajadores de cooperativas o trabajadores autónomos, no existe obligación de realizar ningún registro horario.

Por lo que respecta a las cooperativas, la ley establece que la relación de los socios con la cooperativa es societaria. Esto significa que la normativa laboral no se aplica en este caso, salvo que se produzca una remisión expresa a la misma.

Así pues, corresponde a la normativa interna de la propia cooperativa la regulación de la jornada. Esto cinluye el descanso semanal mínimo, las vacaciones anuales y las fiestas. No se prevé la aplicación, ni siquiera de forma complementaria, de la legislación laboral. Por tanto, no existe obligación de registrar la jornada.

Trabajadores cedidos por una Empresa de Trabajo Temporal (ETT): ¿quién es el responsable del registro?

El caso de las empresas de trabajo temporal viene regulado en el artículo 15.1 de la Ley 14/1994, de 1 de junio. Establece que “cuando los trabajadores desarrollen tareas en el ámbito de la empresa usuaria las facultades de dirección y control de la actividad laboral serán ejercidas por aqualla durante el tiempo de prestación de servicios en su ámbito“. 

Al ser responsabilidad de la empresa usuaria la dirección y control de la actividad laboral de los trabajadores cedidos durante el tiempo en que estos les presten servicios, es esta la que debe cumplir el registro de la jornada laboral establecido en el artículos 34.9 ET.  Está obligada, además, a conservar los registros horarios de jornada durante cuatro años. Y también a mantenerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Ahora bien, tal y como fija el artículo 12.1 de la ley anteriormente citada, “corresponde a la empresa de trabajo temporal el cumplimiento de las obligaciones salariales y de Seguridad Social en relación con los trabajadores contratados para ser puestos a disposición de la empresa usuaria”. Debido a esto, la ETT y la empresa usuaria deben establecer conjuntamente los procedimientos de aportación de los registros para el cumplimiento de sus obligaciones.

¿Y en el caso de la subcontratación?

El artículo 42 ET especifica que, en el caso de la subcontratación, el control de la actividad permanece en la empresa contratista o subcontratista, la verdadera empleadora. Por consiguiente, será esta la que deba cumplir con todas las obligaciones laborales, incluidas las de registro de la jornada laboral.

No obstante, ambas empresas estarán en disposición de acordar la utilización de los sistemas de registro diario de jornada de la empresa principal. Será así cuando los trabajadores de la empresa contratista desarrollen la actividad en la empresa principal. De este modo se consigue mayor fiabilidad en el registro horario de la jornada efectiva. Además, esto permite que la empresa contratista efectúe un control e inspección de los excesos o irregularidades en la jornada que puedan contradecir el acuerdo contractual firmado entre las empresas. En cualquier caso, la empresa contratista, como empleadora real, es la que está obligada a conservar la documentación de los registros realizados.

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