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El tiempo, el otro salario: cómo implantar la jornada laboral de cuatro días

José Antonio Mallenco, director de comunicación de Softtware Delsol, explica el modelo desarrollado por la compañía de aplicaciones de gestión para implantar la semana laboral de cuatro días y nos cuenta sus beneficios.

Software Delsol lleva 27 años en el mercado de los programas y aplicaciones de gestión. Entre otras cosas, desarrolla softwares de contabilidad, gestión comercial, gestión de personal y nóminas. También han creado una aplicación para el control horario y de acceso al trabajo. Pero lo que les ha hecho saltar a los medios en las últimas semanas es ser la primera empresa que implanta la jornada laboral de cuatro días a la semana.

El modelo que les ha permitido efectuar esta innovación y mejora en las condiciones de sus trabajadores ha surgido de un complejo estudio que ha involucrado a todos sus departamentos. Pero, según aseguran desde la empresa, todo redundará en la productividad, ya que “los trabajadores felices rinden más”.

Con una política de Responsabilidad Social Corporativa muy sólida y establecida, esta empresa ha querido ir más allá en el perfeccionamiento de sus procesos internos. ¿Cómo? Basándose en una premisa: mejorar la calidad del servicio mejorando para ello la situación de sus trabajadores. José Antonio Mallenco, uno de los responsables de departamento que han hecho posible el cambio, se remonta a los inicios de la empresa y su modelo de negocio para explicar este salto natural hacia la reducción de la jornada laboral.

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Modelo freemium

Los softwares de Delsol están diseñados principalmente para pymes, profesionales y autónomos y cubren más del 90 % de las actividades que se llevan a cabo en el mercado empresarial español. ¿Por qué no el 100 %? Desde sus comienzos en el año 2000, optaron por un sistema de distribución gratuito. “Todavía no se había diseñado o designado el modelo freemium de distribución y nosotros ya regalábamos nuestros productos”, relata Mallenco, que ejerce como director de comunicación y relaciones internacionales de la compañía.

“Nosotros teníamos confianza en la calidad del software y nos planteamos que aquellos usuarios que lo probasen, no una demo ni la versión beta, sino el software, nos contratarían servicios de valor añadido como la asistencia técnica, actualizaciones y formación. Así hemos ido creciendo hasta 2020 y hace unos años sacamos también nuestra versión cloud”, explica.

De este modo, disponen de un software de escritorio totalmente gratuito que les ha reportado más de cuatro millones de descargas de sus aplicaciones. En la actualidad tienen 53.000 clientes a los que gestionan el negocio o la actividad profesional. Hace dos años implementaron las versiones cloud, las cuales, eso sí, no pueden ser gratuitas por los costes ajenos que implican, como el alojamiento en la nube. En cualquier caso, siguen manteniendo los dos modelos de negocio.

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Valor añadido: el servicio

“Nosotros teníamos claro que nuestro valor añadido, además de la calidad y la gratuidad, era el servicio. Actividades como la hostelería no las podíamos cubrir por horario, por eso cubrimos el 90 % por ciento de las actividades. Desde el principio optamos por la calidad de los servicios, que era lo que nos podía diferenciar, y el coste muy ajustado”. Así, sucesivamente, Delsol ha ido creciendo todos los años hasta llegar a los 181 trabajadores que necesita en la actualidad.

jornada-laboral-de-cuatro-diasTras descargar las aplicaciones de Delsol, el usuario dispone de 15 días de asesoramiento gratuito. “Lo que queremos es que se lo instale y que aprenda a usarlo, porque si se lo instala y luego no sabe usarlo lo desinstalará. Así que durante 15 días pueden conocer cómo funcionamos”, comenta Mallenco.

Lo que sí están percibiendo en Software Delsol es que los usuarios ahora están más digitalizados y especializados. “Las consultas son diferentes a como podían ser hace 10 años porque la sociedad está avanzando y nosotros estamos adaptando nuestras aplicaciones a las nuevas realidades”, señala el director de relaciones internacionales de la empresa.

La calidad del servicio por encima de todo

“Hoy en día nadie duda de las aplicaciones gratuitas. Te descargas una aplicación para el móvil o el ordenador y nadie piensa que no va a funcionar. Pero imagínate en el año 2000… Lo gratuito no era sinónimo de calidad”, apunta Mallenco. “Nuestros clientes que se deciden a contratar servicios reciben un servicio de atención al cliente excelente y sin ningún tipo de cortapisas. Les ofrecemos un precio desde el principio hasta el final, no hay sorpresas”, sigue explicando. Y agrega: “En el entorno de la telefonía los clientes se van de un proveedor de servicios a otro. A nosotros nos viene muchísima gente de nuestra competencia y lo primero que preguntan es las veces que pueden llamar y el grado de paciencia que tenemos con ellos”.

Según cuenta el responsable de comunicación de Delsol, en la empresa huyen del concepto call center“Tenemos un equipo muy preparado, por encima de 90 profesionales licenciados en económicas, derecho, trabajo laboral, contables, etc. que manejan nuestras aplicaciones. Los clientes hablan directamente con profesionales”. Destaca, además, la importancia de contar con personal que sepa transmitir y explicar la información: “En ese apartado no tenemos técnicos. Los tecnólogos saben hacer su trabajo, pero a la hora de compartir la información no es lo mismo. Un economista o un contable te resuelve un problema cuando estás presentando impuestos o cerrando balance y ese es nuestro poder”.

De esta manera, en Delsol se centran en ofrecer un buen producto gratuito que además se va actualizando con las nuevas normativas y las sugerencias de los clientes. “Nuestros clientes y usuarios nos hacen sugerencias y cuando vemos que alguna es de interés para muchísimos otros clientes se van incorporando”, revela Mallenco.

Entorno y ambiente de trabajo, cruciales

“Para que nuestros clientes estuvieran contentos, teníamos claro que nuestros compañeros y nosotros teníamos que estar contentos. Que el ambiente que se viviera en la empresa se debía transmitir para que ese servicio fuera excelente”, afirma el portavoz de la empresa tecnológica.

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Hace cino años se mudaron desde Jaén a un parque tecnológico y fue entonces cuando se plantearon dar un paso más. “Nuestro horario de verano abarcaba del 15 de junio al 15 de septiembre para conciliar con el tema de los niños. Los viernes por la tarde nunca hemos trabajado y nuestros clientes lo han ido asumiendo. No han notado la carencia porque la calidad del servicio siempre está orientada al cliente. Siempre terminamos la semana con unas tapitas, unos refrescos y todos juntos. Teníamos dos días y medio de fin de semana, seguro médico, política de conciliación y vida familiar…”, concreta Mallenco sobre las medidas de conciliación que ya se venían dando antes de implantar la jornada laboral de cuatro días.

La flexibilidad y el teletrabajo son dos de recursos con los que se facilita esta conciliación en Delsol, tal como nos cuenta: “Tengo compañeros que por tener un hijo han modificado su horario e incluso tenemos uno que su familia se tuvo que desplazar a Burdeos y él trabaja desde allí en el centro de formación”.

Según explica, en la empresa todo eso lo tenían contemplado y por eso hace 5 años se mudaron al parque tecnológico de Geolit, a unos 12 kilómetros de Jaén, y diseñaron un espacio de trabajo en el que conviven lo social y lo laboral. Una especie de Silicon Valley frente a los olivos jijonenses. Se trata de un edificio inteligente que combina todas las garantías para llevar a cabo las tareas (puesto de trabajo, iluminación, ergonomía), con todo lo necesario para disfrutar de una estancia agradable y con opciones de ocio: zonas verdes, piscina, pista de pádel, gimnasio…

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Trabajadores felices para dar un buen servicio

En este parque tecnológico de la comodidad, bajar de planta a planta se hace por medio de toboganes, una zona de sofás sirve como espacio para las reuniones informales y la luz tenue anuncia el descanso del mediodía. Además, dos terrazas completan un espacio perfecto para la charla y el relax cuando se necesita descansar o hablar distendidamente.

Para Mallenco, es imprescindible que los trabajadores estén felices y a gusto para dar buen servicio. De hecho, con este espíritu de trabajo fluido y carente de rigidez, confiesa que ni siquiera tienen protocolizadas las llamadas, sino que se atienden las consultas de forma personalizada según el caso y son los propios trabajadores los que están pendientes de atender a aquellos usuarios y clientes más dubitativos.

jornada-laboral-de-cuatro-diasDelsol tiene un convenio propio en el que se incluyen todas las ventajas, mejoras y formas de entender la empresa que se van incorporando. Gracias a un crecimiento sostenido e importante a lo largo de los últimos años, el proyecto de implantación de la jornada de cuatro días se ha podido llevar a cabo ampliando la plantilla en 16 nuevos trabajadores. El convenio, especifica Mallenco, recoge que las subidas  anuales de los sueldos deberán ser siempre de un 3% como mínimo. “Me gusta decir que no somos unos kamikazes. Somos 181 familias las que vivimos de este proyecto y todo se ha hecho muy medido”, puntualiza. 

Jornada laboral de cuatro días: decisión estratégica

El año pasado la dirección ejecutiva les lanzó a los responsables de los departamentos el reto de instaurar la jornada laboral de cuatro días. “No ha sido fácil llevar a cabo el proyecto, básicamente por dos realidades: el compromiso inamovible de que todos los trabajadores de Software Delsol tenían que trabajar cuatro días y el hecho de que nuestros clientes no se sintieran perjudicados por esta nueva realidad”, explica Mallenco, que indica que el proyecto tenía especial dificultad al no contar con referentes externos. Han sido pioneros: “Solo existía literatura. A raíz de la noticia, son ya bastantes los estudiosos de la felicidad en las empresas, organizaciones empresariales e ingeniería de procesos que se han puesto en contacto con nosotros para venir a conocernos”.

El mérito de Delsol radica en haber implementado en la práctica, por primera vez en España, las teorías que aseguran que si el trabajador está contento, rinde más. Partían de unos pocos ejemplos lejanos y difíciles de imitar: “Teníamos la experiencia de algunas empresas nacionales, entre ellas Endesa, donde habían optado por la jornada intensiva y habían aumentando la productividad. Y luego teníamos en Japón y los países nórdicos algunas experiencias, pero son culturas organizacionales y empresariales muy diferentes a las nuestras”.

El modelo Delsol para implantar la jornada laboral de cuatro días

En Delsol se pusieron a estudiar todos los tipos de modelos para dar con un sistema para implantar la jornada laboral de cuatro días que no implicara ninguna pérdida de derechos ya adquiridos, desde las nóminas hasta el seguro médico. Recursos humanos, finanzas, atención al cliente, marketing… Todos los departamentos han tenido que colaborar en la causa para encontrar una solución única. Eso es algo que Mallenco remarca: “No es una solución para todos. Vivimos en una época en la que cada organización, cada personal, tiene que buscar sus soluciones porque esto no es café para todos. A nosotros nos funciona este modelo”.

Después de estudiar muchas opciones y cuadrar horarios para que todos tuvieran los mismos días, llegaron a una solución: aquellos departamentos que no trabajan de cara al público trabajan de lunes a jueves. Ahí se engloban diseño, comunicación, marketing, administración, programación… Todos los que no han de asistir a los clientes en tiempo real.

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En cambio, el departamento de atención al cliente va corriendo un turno cada semana. La primera descansa el lunes, la segunda el martes, hasta que llega la quinta semana, que descansa el viernes. Y como el nuevo ciclo se empieza descansando el lunes, cada cinco semanas tienen un puente de cuatro días.

“Lógicamente tuvimos que estudiar que esos descansos no mermaran la atención al cliente y se han incorporado 16 compañeros para cubrir esos descansos de los compañeros que descansan cada día”, explica Mallenco. La empresa lleva usando este sistema desde el 2 de enero, por lo que ya se ha cumplido un mes con esta organización. 

Sienta un precedente

“Pensábamos hacer un plan de comunicación interno y cercano, pero una agencia nacional de noticias se hizo eco, emitió una nota de prensa con ciertas inexactitudes y tuvimos que responder. Y claro, la época de la sociedad tecnológica y las redes sociales ha hecho que fuera una noticia viral”, cuenta el responsable de comunicación de Software Delsol.

Sin pretender esta viralidad, les ha salido bien y han sentado un precedente positivo para que la jornada laboral de cuatro días empiece a extenderse. “Estamos contentos porque a raíz de contarlo muchos empresarios y organizaciones nos están llamando para que les contemos cómo se puede hacer. Teóricos también nos están llamando porque nos quieren conocer y, es más, hemos contactado con dos empresas que ya van a adaptar también el modelo de jornada laboral de cuatro días, una en Málaga y otra en Sevilla”.

Primeros resultados: mayor orgullo y compromiso de los equipos

Aunque todavía es pronto para sacar conclusiones, Mallenco afirma que algunos indicadores van a mejorar con total seguridad, como el de ahorro, el de la productividad o el de absentismo laboral. Dentro de cinco meses realizarán el primer estudio para ver cómo está respondiendo la empresa a la recién estrenada jornada laboral de cuatro días.

De lo que sí están teniendo ya feedback es del propio personal. “Sí hemos percibido a corto plazo un tema que a todas las organizaciones nos importa y nos interesa, que es el de orgullo y pertenencia a la organización. Hemos notado orgullo entre los compañeros de que el grupo humano de software Delsol era noticia”. Según el portavoz, sentirse parte y estar presentes en la noticia en los medios de comunicación ha elevado el compromiso de los empleados. Al mismo tiempo, la motivación se ha visto reforzada por el hecho de pasar de “levantarse un lunes con un horizonte de cinco días” a ver que “el martes solo queda la mitad”.

Mallenco subraya que han cuadrado el círculo: “Trabajamos cuatro días, nuestros clientes no han visto mermado su servicio, hemos generado empleo porque hemos contratado para este proyecto 16 nuevos compañeros y vamos a generar ahorro. El viernes pasado hubo 78 compañeros que no vinimos a trabajar y ahí hay un ahorro”. Además, los que tienen que desplazarse para acudir al trabajo también aportan su ayuda en la reducción de la huella de carbono, ya que al ir menos días efectúan menos emisiones. “Pensamos que pequeños pasos nos pueden llevar a grandes metas”, concluye el jefe de comunicación de Delsol.

El tiempo, el otro salario

Muchos especialistas coinciden en señalar que las organizaciones, de ahora en adelante, además de en dinero, deberán pagar en tiempo para fomentar el bienestar y mantener a sus equipos motivados. Además, el tiempo no grava. Mallenco apunta, en este sentido, que aunque es difícil de medir por ser inmaterial, el tiempo personal aporta a los trabajadores una calidad de vida que se refleja luego en su eficiencia.

“Todos compartimos experiencias con la familia. Podemos ir al banco y hacer trámites en las administraciones públicas sin pedir días de asuntos propios. Llevar a nuestros hijos al cole y practicar deporte. Al que le gusta viajar se puede ir de viaje el jueves por la tarde si quiere. Tener un día a la semana para ti es difícil de transmitir, pero te da una sensación de que te valoran. Y con este sistema te vas con la satisfacción de tener el trabajo ya hecho. Con la jornada laboral de cuatro días hemos notado cómo fluye la actividad, aunque sea intensa”.

Retos y objetivos

Uno de los objetivos de Delsol es seguir aumentando el parque de clientes al tiempo que se aumenta el estado de bienestar de los miembros del equipo que conforma Software Delsol. “El año que viene seguramente daremos otra vuelta más a nuestro modelo y aprenderemos a mejorarlo”, asegura Mallenco. Otros retos que se plantean son seguir creciendo al ritmo del último año y lanzar aplicaciones para el control de acceso de uso fácil e intuitivo.

Pero, sobre todo, pretenden adaptarse cada vez más a los clientes que necesitan una herramienta que no sea muy compleja para llevar a cabo sus acciones, como los autónomos. Así lo indica Mallenco: “Los hay que tienen grandes empresas, pero hay otros que necesitan herramientas sencillas. Estamos en esa línea de ofrecer soluciones adaptadas a las necesidades reales de los clientes. Un software transversal pero que se adapte a la realidad. Nuestros programas son muy amigables, pero seguimos luchando por simplificar procesos y ayudar a nuestros clientes a seguir creciendo”. 

Apoyo al emprendimiento

Otro de los ámbitos que están potenciando es el del emprendimiento. Trabajan con clientes de todo el territorio nacional, de los que, de hecho, el 30 % son catalanes. “El hecho de que el software sea gratis ya es una ayuda. Además tenemos registros para aquellos autónomos que es su primer año. Les ayudamos a despegar. Tenemos promociones para ellos, convenios con asociaciones de autónomos, de empresarios…”.

Para Mallenco, lo que les ha permitido ser una empresa de software de referencia ha sido su anticipación al mercado y su trabajo constante y silencioso por la innovación. “Somos una organización que hemos trabajado a través de la red cuando no estaba de moda el trabajar online todavía. Y somos una organización profesional silenciosa, nos hemos promocionado y ahora somos un sofware referencia en nuestro sector a nivel nacional”.

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