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Facturación electrónica: ¿qué tipos hay y cuáles son sus requisitos?

La facturación electrónica tiene una serie de ventajas como la reducción de tiempos de tramitación, el ahorro económico o la minimización del error humano.

La facturación electrónica está ahora al alcance de todo aquel que esté tratando de digitalizar los procesos de su negocio para ganar en eficiencia y ahorrar costes. Los especialistas de Autonomoo nos prestan sus conocimientos para elaborar este artículo sobre qué hay que tener en cuenta para empezar a facturar de forma telemática.

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Diferencias entre facturas y facturas electrónicas

Al igual que la factura convencional, la factura electrónica es un justificante de entrega de una prestación de servicios o de una entrega de bienes que es emitida por un empresario o profesional autónomo a un tercero, que es el cliente. A diferencia de la factura en papel, la factura electrónica se produce, expide y envía en formato digital, Sin embargo, tiene exactamente los mismos efectos legales que la factura tradicional.

Las facturas en general, tanto en papel como electrónicas, vienen reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que desarrolla una normativa que deben cumplir obligatoriamente. Con independencia de su formato, todos los empresarios o profesionales autónomos deben expedir factura y copia de esta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad. También deben hacerlo en el caso de las operaciones no sujetas o sujetas pero exentas del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).

Facturación electrónica

Requisitos de las facturas electrónicas

La legibilidad, autenticidad e integridad son requisitos imprescindibles en todas las facturas, sea cual sea su formato. En el caso de la facturación electrónica, estos requisitos se cumplen a través de medios distintos a los que se utilizan en la factura en papel. La legibilidad la proporciona el programa informático que crea la factura o la recibe. Mientras que la autenticidad y la integridad se justifican mediante los siguientes medios:

    • Firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
    • Intercambio electrónico de datos EDI.
    • Cualquier otro formato del que se disponga que haya sido validado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria, con carácter previo a su utilización a instancia del interesado.
    • Controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

Tipos de facturas electrónicas

Hay dos tipos básicos de factura electrónica. La factura electrónica con formato estructurado facilita su tratamiento automatizado. En cambio, la factura electrónica con formato no estructurado requiere introducción manual. Ambas son documentos electrónicos adecuados para ser transmitidos mediante Internet o red de comunicación electrónica.

Facturas en formato estructurado

Las facturas en formato estructurado son aquellas que contienen datos generados automáticamente por sistemas informáticos del emisor. Asimismo, pueden ser tramitadas automáticamente por los sistemas informáticos de contabilidad y pago del receptor de las facturas. Por ejemplo, los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae) o EDIFACT.

Facturas en formato no estructurado

Consisten en imágenes que precisan de introducción manual, por lo que no está totalmente automatizada. Es el  caso de las que se obtienen por reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Pertenecen a esta modalidad los ficheros en formato PDF y las facturas en papel escaneadas.

Requisitos para la remisión de las facturas electrónicas

La remisión de las facturas se realiza a través de medios electrónicos cumpliendo dos requisitos:

    • Que el receptor haya dado su consentimiento.
    • Que los medios electrónicos utilizados en la transmisión de las facturas garanticen la autenticidad del origen, la integridad del contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el tiempo de conservación.

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica podrán garantizarse por los medios admitidos en Derecho:

    • Controles de gestión que permitan una auditoría fiable entre la conexión de la factura y la prestación de servicios o entrega de bienes a la que se refiere la misma.
    • Firma electrónica avanzada.
    • Intercambio electrónico de datos (EDI).
    • Cualquier otro medio validado previamente por la AEAT

Ventajas de la factura electrónica

La facturación electrónica conlleva una serie de ventajas económicas y de eficiencia. Los beneficios de carácter económico se deben a que el proceso automatizado de facturación electrónica supone un ahorro respecto a los gastos que conlleva la factura en papel. Esto es, la impresión y envío postal.

Respecto a la eficiencia de la factura electrónica, los beneficios son múltiples:

    • Reducir los procesos de tramitación y cobro.
    • Aminorar las consecuencias de los errores humanos.
    • Suprimir costes de impresión y envío postal, con la eliminación del uso de papel y su transporte, con el positivo efecto que ello genera sobre el medio ambiente.
    • Permitir un almacenamiento de las facturas más sencillo.
    • Mejorar el servicio al cliente.

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