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Cómo preparar una factura

El Autónomo Digital. En la actividad del autónomo es fundamental saber facturar y saber como preparar una factura. El emprendedor o trabajador por cuenta propia tiene que controlar muchas cosas aparte del trabajo que ejecuta como actividad principal y ésta es una de ellas. Por eso, es recomendable buscar a alguien que le asesore y le acompañe en este camino de obstáculos.

Antes que nada se debería pedir un informe de riesgo del cliente o comprador. Sin embargo, aunque es una práctica deseable, no es habitual para trabajos esporádicos. Sí es más habitual y más recomendable cuando se hace un contrato de trabajo entre las partes para una labor que se alarga en el tiempo.

Qué datos se debe tener al preparar una factura

Lo primero y más evidente que debe contener la factura a la hora de prepararla es el rótulo donde se menciona de manera explícita que nos encontramos frente a una factura. Como también la fecha y el número correlativo de la misma.

En segundo lugar, hay que incluir la información básica del empresario o profesional que emite la factura  y también de quien la recibe. El caso del emisor (el proveedor del servicio o producto que se factura), estos datos serían su nombre y apellidos, razón social, NIF y dirección postal. Según el caso del receptor (el cliente o comprador), los datos necesarios sólo son nombre, apellidos y NIF.

En tercer lugar, hay que introducir los datos o conceptos que se están facturando, con los precios sin IVA. En concreto, hay que hacer la suma total de todos los conceptos facturables y el desglose de IVA. Es decir, el porcentaje de este impuesto que se aplica, la cantidad de éste que se imputa y la suma de todos los productos más el IVA.

Además, en caso de ser autónomo y preparar una factura a una empresa, tienes que descontar un porcentaje por IRPF, además de aplicar el IVA.

Por último, existen unos datos opcionales pero deseables para dar más información al cliente.
– Modo de pago.
– Cuenta bancaria a la que hacer el ingreso del pago.
– Registro mercantil de la sociedad que factura.
– Teléfonos de contacto.

¿Cuál es el plazo de pago de una factura?

¿Qué autónomo no tiene alguna factura no cobrada o cobrada fuera de plazo? Cuando se disponga a preparar una factura todos esperan cobrarla en plazo. Otra cosa es la dura realidad…

La ley 4/2013 de medidas de apoyo al emprendedor, en vigor desde febrero de 2013, ha realizado nuevas modificaciones en la ley por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales (Ley 3/2004, de 29 de diciembre).

Esta ley es de aplicación a todos los pagos efectuados como contraprestación en las operaciones comerciales realizadas entre empresas. Como también entre empresas y la Administración, así como las realizadas entre los contratistas principales y sus proveedores y subcontratistas. Quedan fuera del ámbito de aplicación las operaciones en las que intervienen consumidores. En este texto legal se entiende como empresario a cualquier persona física o jurídica que actúe en el ejercicio de su actividad independiente económica o profesional.

En principio, el plazo de pago que debe cumplir el deudor será el que se hubiera pactado entre las partes y, en su defecto, será el siguiente:

  1. Treinta días naturales después de la fecha de recepción de las mercancías o prestación de los servicios. Incluso cuando hubiera recibido la factura o solicitud de pago equivalente con anterioridad.
  2. Si legalmente o en el contrato se ha dispuesto un procedimiento de comprobación de los bienes o los servicios, su duración no podrá exceder de treinta días naturales a contar desde la fecha de recepción de los mismos. En este caso, el plazo de pago será de treinta días después de la fecha de comprobación de los bienes o servicios. Incluso aunque al preparar una factura o solicitud de pago se recibiese antes de dicha verificación.
  3. Estos plazos podrán ser ampliados por acuerdo entre las partes, sin que se pueda acordar un plazo superior a 60 días naturales.

La gran novedad de la Ley 3/2004 de 29 de diciembre era que no se discriminaba entre sector público y privado. Por lo que las administraciones públicas también quedan sujetas a la directiva en lo concerniente a los pagos a los proveedores.

Pago de facturas en el mercado B2B

Sin embargo, más de una década después de promulgada esta Ley, la 3/2004, la realidad es que no se cumplen los plazos. La Ley de Morosidad parece papel mojado y el plazo medio de pago en las operaciones de empresa a empresa (Business to Business, B2B) alcanzaba los 77 días de media en el tercer trimestre de 2016 (eran 85 días en septiembre de 2015), según datos de la organización de autónomos ATA. Por su parte, el plazo de pago de las administraciones públicas a los autónomos bajaba también y pasaba de 86 días de media en enero del pasado año a 78.

El mercado B2B es aquel en el que una empresa vende a otra empresa y no al consumidor final. Es decir, son todas las empresas que crean productos o servicios para que sean consumidos por otras empresas. Siendo éstas las que satisfacen finalmente al consumidor final.

¿Qué sucede en caso de incumplimiento de plazos de pago?

En el caso de incumplimiento de los plazos de pago, el deudor deberá pagar un interés de demora pactado en el contrato. O en su defecto, el fijado por la ley, sin necesidad de aviso de vencimiento ni reclamación alguna al deudor.

A falta de un pacto entre las partes, el Ministerio de Economía y Hacienda publica semestralmente en el Boletín Oficial del Estado el tipo de interés aplicable. Para el primer semestre del año 2017 se ha fijado en un 8%.

Cuando el deudor incurra en mora por causa sólo a el imputable, el acreedor tendrá derecho a reclamar una indemnización por los costes de cobro de 40 euros. Los cuales  se añadirán también sin necesidad de petición expresa.

Si los perjuicios sufridos fuesen superiores a dicha cantidad, puede reclamarlos siempre que los acredite.

Qué ha de pedir el cliente antes de pagar

En el caso de empresas que contraten o subcontraten servicios correspondientes a su actividad principal deberían solicitar a su subcontrata un certificado de estar al corriente de las obligaciones tributarias. Puesto que según el artículo 43.1.f. de la Ley General Tributaria, serán responsables subsidiarios de la deuda derivada de las obligaciones tributarias relativas a tributos que deban repercutirse. O también cantidades que deban retenerse a trabajadores, profesionales u otros empresarios. Todo ello en la parte que corresponda a las obras o servicios objeto de la contratación o subcontratación.

De esta manera, la empresa se asegura de que su proveedor de servicios está al día en sus obligaciones y puede abonar esos servicios con total tranquilidad.

Esta responsabilidad no será exigible cuando el contratista o subcontratista haya aportado al pagador dicho certificado, emitido a estos efectos por la administración tributaria, durante los doce meses anteriores al pago de cada factura correspondiente a la contratación o subcontratación.

El certificado exime de responsabilidad al pagador, aunque no sea él quien debe solicitarlo. Sino que lo deberá pedir la persona o entidad con la que contrate o subcontrate obras o servicios, quien deberá entregarlo al pagador, una vez lo reciba de la Agencia Tributaria.

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